Overslaan en naar hoofdcontent gaan

SharePoint PDF

Wat is SharePoint PDF in Azumuta?

Microsoft SharePoint is een veel gebruikt samenwerkingsplatform waarmee organisaties documenten kunnen beheren en delen. Het stelt uw teamleden in staat om documenten op elk moment te uploaden, bewerken en openen – vanaf elk apparaat.

Als veelzijdige software heeft Azumuta een breed scala aan integratiemogelijkheden – inclusief met SharePoint.

Deze integratie maakt verschillende mogelijkheden mogelijk – inclusief de mogelijkheid om een PDF-bestand van uw SharePoint-platform in een instructiestap weer te geven.

Deze feature is zeer voordelig omdat alle wijzigingen die aan het PDF-bestand op SharePoint worden aangebracht, automatisch worden toegepast op het PDF-bestand op Azumuta. Op deze manier hoeft u het PDF-bestand op Azumuta niet handmatig bij te werken telkens wanneer het originele PDF-bestand op SharePoint wordt gewijzigd.

Dit voordeel bespaart u veel tijd, vooral als u een groot aantal PDF-bestanden op SharePoint hebt en u deze in uw instructiestappen wilt weergeven.

Opmerking: Op dit moment kan een instructiestap alleen PDF-bestanden verwerken. We breiden deze feature echter momenteel uit, zodat u in de toekomst ook andere bestandstypen van SharePoint kunt weergeven.

Voeg een SharePoint PDF toe aan een instructiestap

Nadat u klaar bent met het instellen van de SharePoint-integratie in uw workspace, kunt u beginnen met het toevoegen van SharePoint PDF-pagina's aan uw instructiestappen. Ga als volgt te werk:

  1. Navigeer naar een instructiestap waaraan u een SharePoint PDF wilt toevoegen en open deze.
  2. Klik op het tabblad Visuele elementen.
  3. Klik op Pagina toevoegen.
  4. Selecteer Sharepoint PDF.
  5. Klik op Selecteer bestand.
  6. Klik op het bestand dat u aan de instructiestap wilt toevoegen.
  7. Klik op Selecteer.

Een SharePoint PDF weergeven als Operator

Een SharePoint PDF-bestand is bedoeld om door een operator te worden bekeken. Een operator kan dit als volgt bekijken:

  1. Navigeer naar de instructiestap die een SharePoint PDF bevat.
  2. Wacht tot de SharePoint PDF klaar is met laden.
  3. Klik op de SharePoint PDF.
  4. Daarna verschijnt een PDF-viewer. U kunt tussen pagina's navigeren door omhoog/omlaag te scrollen. Daarnaast kunt u ook het zoomniveau van de PDF-viewer aanpassen.

Bewerk een SharePoint PDF in een instructiestap

  1. Navigeer naar een instructiestap met een SharePoint PDF en open deze.
  2. Klik op het tabblad Visuele elementen.
  3. Klik op de SharePoint PDF die u wilt bewerken.
  4. Maak uw bewerkingen. Onder de video hieronder hebben we een visuele instructie gegeven die alle bewerkingen weergeeft die u op een SharePoint PDF in een instructiestap kunt uitvoeren.

Hier zijn de bewerkingsmogelijkheden die u op een SharePoint PDF in een instructiestap kunt uitvoeren:

Screenshot van een SharePoint-interface die laat zien hoe u een PDF-bestand in een instructiestap kunt toevoegen en bewerken. De afbeelding markeert belangrijke opties zoals het toevoegen van een beschrijving, het selecteren van een bestand, het aanpassen van PDF-zoominstellingen en het kiezen van een specifieke pagina. De weergegeven PDF is getiteld 'First Aid: The Handbook' en is geopend in een documentviewer.

  1. U kunt hier een beschrijving van het PDF-bestand toevoegen. Deze beschrijving verschijnt in de weergave van de operator.
  2. Klik om te veranderen welk PDF-bestand in deze instructiestap wordt weergegeven.
  3. Selecteer het zoomniveau van het PDF-bestand. Deze instelling wordt ook toegepast op de weergave van de operator.
  4. Selecteer de standaardpagina voor het openen van het PDF-bestand. Deze instelling wordt ook toegepast op de weergave van de operator.
  5. Dit is een preview van hoe het PDF-bestand in de weergave van de operator wordt weergegeven.

Verwijder een SharePoint PDF uit een instructiestap

  1. Navigeer naar een instructiestap met een SharePoint PDF en open deze.
  2. Klik op het tabblad Visuele elementen.
  3. Klik met de rechtermuisknop op de SharePoint PDF die u wilt verwijderen.
  4. Klik op Pagina verwijderen.
  5. Klik op Verwijder.

Stel de SharePoint-integratie in voor uw workspace

Voordat u een SharePoint PDF-bestand aan een instructiestap kunt toevoegen, moet u eerst de SharePoint-integratie in uw workspace instellen. U moet deze instelling eenmaal uitvoeren voor elke SharePoint-site die u hebt.

Mocht u problemen ondervinden tijdens het installatieproces of hebt u vragen, ons te contacteren via onze support@azumuta.com e-mail.

Het installatieproces zelf bestaat uit 3 fasen. We leggen elke fase hieronder uit:

Fase 1: Creëren een "App" in uw SharePoint

De eerste fase is het creëren van een app in uw SharePoint. Ga als volgt te werk:

  1. Ga naar de volgende link en registreer een nieuwe app daar: https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Vervang {tenant} door de Microsoft-tenantnaam van uw organisatie en vervang {site} door de SharePoint-sitenaam van uw organisatie. Neem contact met ons op via onze support@azumuta.com e-mail als u vragen hebt.
  2. Genereer de Client-ID en het Clientgeheim
  3. Kopieer de Client-ID en het Clientgeheim en plak deze op een veilige locatie. U hebt beide referenties in de volgende fasen nodig.
  4. We raden u ook aan de volgende velden in te vullen, in het hieronder weergegeven formaat:
  • Titel: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App-domein: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Vervang {domain} door de domeinnaam van uw workspace. Als uw workspace een aangepast domeinnaam heeft, vervang dan {domain} door de domeinnaam van uw workspace. Als uw workspace echter geen aangepast domeinnaam heeft, vervang dan {domain} door app. Neem contact met ons op via onze support@azumuta.com e-mail als u twijfels hebt.
  • Raadpleeg de screenshot hieronder voor meer details:

Screenshot van een applicatieregistratieformulier met Client-ID, Clientgeheim en applicatiedetails voor Azumuta SharePoint Plugin. Het gemarkeerde gedeelte bevat velden voor Titel, App-domein (app.azumuta.com) en Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Fase 2: Verleen toestemming aan de nieuwe "App"

In de tweede fase moet u toestemming verlenen aan de app die u in fase 1 hebt aangemaakt. Dit zijn de vereiste stappen:

  1. Ga naar https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Vervang {tenant} door de Microsoft-tenantnaam van uw organisatie en vervang {site} door de SharePoint-sitenaam van uw organisatie. Neem contact met ons op via onze support@azumuta.com e-mail als u vragen hebt.
  2. Vul de Client-ID in
  3. Klik op Lookup.
  4. Vul in het veld Permission Request XML de volgende code in:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Raadpleeg de screenshot hieronder voor meer details:

Screenshot van een applicatieregistratieformulier voor de Azumuta SharePoint Plugin, met velden voor App-ID, Titel, App-domein (app.azumuta.com) en Redirect URL (https://app.azumuta.com). Het gemarkeerde gedeelte bevat de Permission Request XML-code, waarin de app-permissies voor SharePoint-siteverzamelingtoegang met leesrechten worden opgegeven.

Fase 3: Contacteer Azumuta

Nadat u beide fasen hierboven hebt voltooid, moet u ons contacteren via onze support@azumuta.com e-mail.

Vermeld in deze e-mail uw Client-ID en Clientgeheim (die u hebt verkregen uit fase 1).

Daarna schakelen we het SharePoint PDF visuele pagina type in op uw workspace. We zullen u informeren zodra dit is gedaan.

Opmerking: Uw Client-ID en Clientgeheim zijn twee zeer gevoelige referenties. Houd ze veilig en vermijd ze te delen met onbevoegde personen.