Overslaan en naar hoofdcontent gaan

SharePoint PDF

Azumuta Support
Bijgewerkt

Wat is SharePoint PDF in Azumuta?

Microsoft SharePoint is een veel gebruikt samenwerkingsplatform waarmee organisaties documenten kunnen beheren en delen. Het stelt uw teamleden in staat om documenten op elk moment en vanaf elk apparaat te uploaden, bewerken en te openen.

Als veelzijdige software heeft Azumuta een breed scala aan integratiemogelijkheden – inclusief met SharePoint.

Deze integratie biedt verschillende mogelijkheden – inclusief de mogelijkheid om een PDF-bestand van uw SharePoint-platform in een instructiestap weer te geven.

Deze functie is zeer voordelig omdat alle wijzigingen die aan het PDF-bestand op SharePoint worden aangebracht, automatisch worden toegepast op het PDF-bestand in Azumuta. Op deze manier hoeft u het PDF-bestand in Azumuta niet handmatig bij te werken telkens wanneer het originele PDF-bestand op SharePoint wordt gewijzigd.

Dit voordeel bespaart u veel tijd, vooral als u een groot aantal PDF-bestanden op SharePoint hebt en u deze in uw instructiestappen wilt weergeven.

Opmerking: Op dit moment kan een instructiestap alleen PDF-bestanden verwerken. We breiden deze functie echter momenteel uit, zodat u in de toekomst ook andere bestandstypen van SharePoint kunt weergeven.

Een SharePoint PDF aan een instructiestap toevoegen

Nadat u de SharePoint-integratie in uw werkruimte hebt ingesteld, kunt u SharePoint PDF-pagina's aan uw instructiestappen toevoegen. Hier leest u hoe:

  1. Navigeer naar een instructiestap waar u een SharePoint PDF wilt toevoegen en open deze.
  2. Klik op het tabblad "Visuals".
  3. Klik op "Add page".
  4. Selecteer "Sharepoint PDF".
  5. Klik op "Select file".
  6. Klik op het bestand dat u aan de instructiestap wilt toevoegen.
  7. Klik op "Select".

Een SharePoint PDF als operator bekijken

Een SharePoint PDF-bestand is bedoeld om door een operator te worden bekeken. Hier leest u hoe een operator dit kan doen:

  1. Navigeer naar de instructiestap die een SharePoint PDF bevat.
  2. Wacht tot de SharePoint PDF is geladen.
  3. Klik op de SharePoint PDF.
  4. Daarna verschijnt een PDF-viewer. U kunt tussen pagina's navigeren door omhoog/omlaag te scrollen. Daarnaast kunt u ook het zoomniveau van de PDF-viewer aanpassen.

Een SharePoint PDF in een instructiestap bewerken

  1. Navigeer naar een instructiestap met een SharePoint PDF en open deze.
  2. Klik op het tabblad "Visuals".
  3. Klik op de SharePoint PDF die u wilt bewerken.
  4. Voer de gewenste bewerkingen uit. Onder de video hieronder hebben we een visuele instructie gegeven die alle bewerkingen toont die u op een SharePoint PDF in een instructiestap kunt uitvoeren.

Hier zijn de bewerkingsmogelijkheden die u op een SharePoint PDF in een instructiestap kunt uitvoeren:

Screenshot van een SharePoint-interface met instructies voor het toevoegen en bewerken van een PDF-bestand in een instructiestap. De afbeelding markeert belangrijke opties zoals het toevoegen van een beschrijving, het selecteren van een bestand, het aanpassen van PDF-zoominstellingen en het kiezen van een specifieke pagina. De weergegeven PDF heet 'First Aid: The Handbook' en is geopend in een documentviewer.

  1. U kunt hier een beschrijving van het PDF-bestand toevoegen. Deze beschrijving verschijnt in de weergave van de operator.
  2. Klik om het PDF-bestand te wijzigen dat in deze instructiestap wordt weergegeven.
  3. Selecteer het zoomniveau van het PDF-bestand. Deze instelling wordt ook toegepast op de weergave van de operator.
  4. Selecteer de standaardpagina voor het openen van het PDF-bestand. Deze instelling wordt ook toegepast op de weergave van de operator.
  5. Dit is een voorbeeld van hoe het PDF-bestand in de weergave van de operator wordt weergegeven.

Een SharePoint PDF uit een instructiestap verwijderen

  1. Navigeer naar een instructiestap met een SharePoint PDF en open deze.
  2. Klik op het tabblad "Visuals".
  3. Klik met de rechtermuisknop op de SharePoint PDF die u wilt verwijderen.
  4. Klik op "Delete page".
  5. Klik op "Remove".

De SharePoint-integratie in uw werkruimte instellen

Voordat u een SharePoint PDF-bestand aan een instructiestap kunt toevoegen, moet u eerst de SharePoint-integratie in uw werkruimte instellen. U hoeft dit eenmaal voor elke SharePoint-site die u hebt in te stellen.

Mocht u problemen ondervinden tijdens het installatieproces of hebt u vragen, neem dan contact met ons op via ons e-mailadres support@azumuta.com.

Het installatieproces zelf bestaat uit 3 fasen. We leggen elke fase hieronder uit:

Fase 1: Een "App" in uw SharePoint maken

De eerste fase is het maken van een "app" in uw SharePoint. Hier leest u hoe:

  1. Ga naar de volgende link en registreer daar een nieuwe "app": https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Vervang "{tenant}" door de Microsoft-tenantnaam van uw organisatie en vervang "{site}" door de SharePoint-sitenaam van uw organisatie. Neem contact met ons op via ons e-mailadres support@azumuta.com als u vragen hebt.
  2. Genereer de Client Id en de Client Secret
  3. Kopieer de Client Id en de Client Secret en plak ze op een veilige locatie. U hebt beide referenties in de volgende fasen nodig.
  4. We raden u ook aan de volgende velden in te vullen in de hieronder weergegeven indeling:
  • Title: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Vervang "{domain}" door de domeinnaam van uw werkruimte. Als uw werkruimte een aangepaste domeinnaam heeft, vervang dan "{domain}" door de domeinnaam van uw werkruimte. Als uw werkruimte echter geen aangepaste domeinnaam heeft, vervang dan "{domain}" door "app". Neem contact met ons op via ons e-mailadres support@azumuta.com als u twijfels hebt.
  • Raadpleeg de onderstaande schermafbeelding voor meer details:

Screenshot van een toepassingsregistratieformulier met Client ID, Client Secret en toepassingsgegevens voor Azumuta SharePoint Plugin. De gemarkeerde sectie bevat velden voor Title, App Domain (app.azumuta.com) en Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Fase 2: Machtigingen verlenen aan de nieuwe "App"

In de tweede fase moet u machtigingen verlenen aan de "app" die u in fase 1 hebt gemaakt. Dit zijn de vereiste stappen:

  1. Ga naar https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Vervang "{tenant}" door de Microsoft-tenantnaam van uw organisatie en vervang "{site}" door de SharePoint-sitenaam van uw organisatie. Neem contact met ons op via ons e-mailadres support@azumuta.com als u vragen hebt.
  2. Vul de Client Id in
  3. Klik op "Lookup".
  4. Vul in het veld "Permission Request XML" de volgende code in:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Raadpleeg de onderstaande schermafbeelding voor meer details:

Screenshot van een toepassingsregistratieformulier voor de Azumuta SharePoint Plugin, met velden voor App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com) en Redirect URL (https://app.azumuta.com). De gemarkeerde sectie bevat de Permission Request XML-code, waarin app-machtigingen voor SharePoint-siteverzamelingtoegang met leesrechten worden opgegeven.

Fase 3: Neem contact op met Azumuta

Nadat u beide fasen hierboven hebt voltooid, moet u contact met ons opnemen via ons e-mailadres support@azumuta.com.

Vermeld in deze e-mail uw Client Id en Client Secret (die u in fase 1 hebt verkregen).

Daarna zullen we het SharePoint PDF-visuele pagina-type in uw werkruimte inschakelen. We zullen u informeren zodra dit is gedaan.

Opmerking: Client Id en Client Secret zijn twee zeer gevoelige referenties. Zorg dat u ze veilig houdt en vermijd ze met onbevoegde personen te delen.