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SharePoint PDF

Qu'est-ce que SharePoint PDF dans Azumuta ?

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration largement utilisée qui permet aux organisations de gérer et de partager des documents. Elle permet aux membres de votre équipe de télécharger, modifier et accéder à des documents à tout moment – depuis n'importe quel appareil.

En tant que logiciel polyvalent, Azumuta dispose d'un large éventail de possibilités d'intégration – y compris avec SharePoint.

Cette intégration permet diverses fonctionnalités – y compris la possibilité d'afficher un fichier PDF de votre plateforme SharePoint dans une étape d'instruction.

Cette fonctionnalité est très bénéfique car toute modification apportée au fichier PDF sur SharePoint sera automatiquement appliquée au fichier PDF sur Azumuta. De cette façon, vous n'avez pas besoin de mettre à jour manuellement le fichier PDF sur Azumuta chaque fois que le fichier PDF original sur SharePoint est modifié.

Cet avantage vous fera gagner beaucoup de temps, surtout si vous avez un grand nombre de fichiers PDF sur SharePoint et que vous souhaitez les afficher dans vos étapes d'instruction.

Remarque : Pour le moment, une étape d'instruction ne peut traiter que des fichiers PDF. Cependant, nous élargissons actuellement cette fonctionnalité, afin que vous puissiez afficher d'autres types de fichiers de SharePoint à l'avenir.

Ajouter un PDF SharePoint à une étape d'instruction

Après avoir configuré l'intégration SharePoint dans votre espace de travail, vous pouvez commencer à ajouter des pages PDF SharePoint à vos étapes d'instruction. Voici comment en ajouter une :

  1. Accédez à une étape d'instruction dans laquelle vous souhaitez ajouter un PDF SharePoint, et ouvrez-la.
  2. Cliquez sur l'onglet Visuels.
  3. Cliquez sur Ajouter une page.
  4. Sélectionnez Sharepoint PDF.
  5. Cliquez sur Sélectionner le fichier.
  6. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez ajouter à l'étape d'instruction.
  7. Cliquez sur Sélectionner.

Affichage d'un PDF SharePoint en tant qu'opérateur

Un fichier PDF SharePoint est destiné à être consulté par un opérateur. Voici comment un opérateur peut le consulter :

  1. Accédez à l'étape d'instruction qui contient un PDF SharePoint.
  2. Attendez que le PDF SharePoint ait terminé le chargement.
  3. Cliquez sur le PDF SharePoint.
  4. Ensuite, une visionneuse PDF s'affichera. Vous pouvez naviguer entre les pages en faisant défiler vers le haut/bas. De plus, vous pouvez également ajuster le niveau de zoom de la visionneuse PDF.

Modifier un PDF SharePoint sur une étape d'instruction

  1. Accédez à une étape d'instruction avec un PDF SharePoint, et ouvrez-la.
  2. Cliquez sur l'onglet Visuels.
  3. Cliquez sur le PDF SharePoint que vous souhaitez modifier.
  4. Effectuez les modifications souhaitées. Sous la vidéo ci-dessous, nous avons fourni une instruction visuelle qui affiche toutes les modifications que vous pouvez apporter à un PDF SharePoint sur une étape d'instruction.

Voici les possibilités d'édition que vous pouvez faire sur un PDF SharePoint dans une étape d'instruction :

Capture d'écran d'une interface SharePoint montrant comment ajouter et modifier un fichier PDF dans une étape d'instruction. L'image met en évidence les options clés telles que l'ajout d'une description, la sélection d'un fichier, l'ajustement des paramètres de zoom PDF et le choix d'une page spécifique. Le PDF affiché s'intitule « First Aid: The Handbook » et est ouvert dans une visionneuse de documents.

  1. Vous pouvez ajouter une description du fichier PDF ici. Cette description apparaîtra dans la vue de l'opérateur.
  2. Cliquez pour changer le fichier PDF affiché dans cette étape d'instruction.
  3. Sélectionnez le niveau de zoom du fichier PDF. Ce paramètre sera également appliqué à la vue de l'opérateur.
  4. Sélectionnez la page d'ouverture par défaut du fichier PDF. Ce paramètre sera également appliqué à la vue de l'opérateur.
  5. Ceci est un aperçu de la façon dont le fichier PDF sera affiché dans la vue de l'opérateur.

Supprimer un PDF SharePoint d'une étape d'instruction

  1. Accédez à une étape d'instruction avec un PDF SharePoint, et ouvrez-la.
  2. Cliquez sur l'onglet Visuels.
  3. Cliquez avec le bouton droit sur le PDF SharePoint que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur Supprimer la page.
  5. Cliquez sur Supprimer.

Configurer l'intégration SharePoint dans votre espace de travail

Avant de pouvoir ajouter un fichier PDF SharePoint à une étape d'instruction, vous devez d'abord configurer l'intégration SharePoint dans votre espace de travail. Vous devrez effectuer cette configuration une fois pour chaque site SharePoint que vous avez.

Si vous rencontrez des problèmes lors du processus de configuration ou si vous avez des questions, veuillez nous contactez via notre e-mail support@azumuta.com.

Le processus de configuration lui-même comprend 3 phases. Nous expliquerons chaque phase ci-dessous :

Phase 1 : Créer une « application » dans votre SharePoint

La première phase consiste à créer une application dans votre SharePoint. Voici comment faire :

  1. Allez au lien suivant et enregistrez une nouvelle application là-bas : https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Remplacez {tenant} par le nom du locataire Microsoft de votre organisation, et remplacez {site} par le nom du site SharePoint de votre organisation. Si vous avez des questions, veuillez nous contactez via notre e-mail support@azumuta.com.
  2. Générez l' ID client et le Secret client
  3. Copiez l' ID client et le Secret client et collez-les dans un endroit sûr. Vous devrez utiliser les deux identifiants à nouveau dans les phases suivantes.
  4. Nous vous recommandons également de remplir les champs suivants, au format indiqué ci-dessous :
  • Titre : Azumuta Sharepoint Plugin
  • Domaine d'application : {domain}.azumuta.com
  • URI de redirection : https://{domain}.azumuta.com
  • Remplacez {domain} par le nom de domaine de votre espace de travail. Si votre espace de travail a un nom de domaine personnalisé, remplacez {domain} par le nom de domaine de votre espace de travail. Cependant, si votre espace de travail n'a pas de nom de domaine personnalisé, remplacez {domain} par app. Si vous avez des doutes, veuillez nous contactez via notre e-mail support@azumuta.com.
  • Pour plus de détails, veuillez vous référer à la capture d'écran ci-dessous :

Capture d'écran d'un formulaire d'enregistrement d'application montrant l'ID client, le secret client et les détails de l'application pour Azumuta SharePoint Plugin. La section mise en évidence inclut les champs Titre, Domaine d'application (app.azumuta.com) et URI de redirection (https://app.azumuta.com).

Phase 2 : Accorder une autorisation à la nouvelle « application »

Dans la deuxième phase, vous devrez accorder une autorisation à l'application que vous avez créée dans la phase 1. Voici les étapes requises :

  1. Allez à https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Remplacez {tenant} par le nom du locataire Microsoft de votre organisation, et remplacez {site} par le nom du site SharePoint de votre organisation. Si vous avez des questions, veuillez nous contactez via notre e-mail support@azumuta.com.
  2. Remplissez l' ID client
  3. Cliquez sur Rechercher.
  4. Dans le champ XML de demande d'autorisation, remplissez le code suivant :

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Pour plus de détails, veuillez vous référer à la capture d'écran ci-dessous :

Capture d'écran d'un formulaire d'enregistrement d'application pour Azumuta SharePoint Plugin, affichant les champs ID d'application, Titre, Domaine d'application (app.azumuta.com) et URL de redirection (https://app.azumuta.com). La section mise en évidence contient le code XML de demande d'autorisation, spécifiant les autorisations d'application pour l'accès à la collection de sites SharePoint avec des droits de lecture.

Phase 3 : Contactez Azumuta

Après avoir terminé les deux phases ci-dessus, vous devrez nous contactez via notre e-mail support@azumuta.com.

Dans cet e-mail, veuillez mentionner votre ID client et Secret client (que vous avez obtenus à partir de la phase 1).

Ensuite, nous activerons le type de page visuelle PDF SharePoint sur votre espace de travail. Nous vous informerons une fois que ce sera fait.

Remarque : Votre ID client et Secret client sont deux identifiants très sensibles. Veuillez les garder sécurisés et éviter de les partager avec des personnes non autorisées.

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