Synchronisation de contenu

La synchronisation de contenu copie un élément de niveau supérieur et le contenu qu'il contient d'un espace de travail à un autre, ce qui permet à une équipe centrale de maintenir un ensemble d'instructions de travail et de les déployer sur chaque site qui les utilise. L'espace de travail où le contenu est créé est la source. Chaque espace de travail qui reçoit une copie est une destination. Un élément de niveau supérieur peut être synchronisé vers plusieurs destinations, avec une synchronisation de contenu distincte pour chacune.

Une synchronisation copie :

• Les dossiers, les catégories d'articles, et les instructions de travail sous l'élément de niveau supérieur, avec leurs noms et leur ordre.
• Les articles et variantes de chaque catégorie d'article, ainsi que les notes, pièces jointes et miniatures des éléments synchronisés. Une variante ayant le même code dans la destination est réutilisée et mise à jour pour correspondre à la source.
• Ce que les étapes utilisent : images, vidéos, fichiers, ainsi que les pièces, équipements et symboles. La synchronisation ajoute sa propre copie de chaque pièce, même si la destination possède déjà la même pièce.
• Les raccourcis, tant que l'élément vers lequel ils pointent fait partie de la synchronisation.

Seule la dernière version approuvée d'une instruction de travail est copiée, jamais un brouillon. Une instruction de travail sans version approuvée est ignorée, tout comme tout ce qui est archivé dans la source.

Certains contenus ne sont pas copiés. Le reste de l'instruction de travail est toujours synchronisé, avec un avertissement dans l'historique :

• Sur une instruction de travail : ses propriétés, flux d'approbation, flux d'amélioration et tableaux liés, et format d'identifiant automatique.
• Sur une étape : exigences PFMEA, marqueurs et codes d'étape.
• Sur une vérification : modèles Docx, pièces jointes e-mail, préréglages périphériques, identifiants webhook et paramètres de lien-produit.
• Les visuels qui affichent une autre instruction de travail, les visuels d'une autre étape, un modèle Docx ou un widget de rapport.

La synchronisation de contenu est gérée à partir de l'espace de travail source, par les administrateurs ayant accès aux Paramètres sous Gestion. Les personnes dans la destination ne peuvent pas la voir ou l'exécuter. Elle n'apparaît qu'une fois qu'Azumuta l'a activée pour l'espace de travail source. En savoir plus sur les droits d'accès pour l'onglet Gestion.

Configurer une synchronisation de contenu

Le support Azumuta configure chaque synchronisation de contenu et modifie ses options. Préparez d'abord les deux espaces de travail, comme indiqué dans le diagramme.

Source (gauche) : placez le contenu sous un élément de niveau supérieur. Une synchronisation commence à partir d'un élément de niveau supérieur, jamais à partir d'un dossier à l'intérieur.

Destination (droite) : aucun élément ne peut avoir le même nom que cet élément de niveau supérieur, éléments archivés inclus. Azumuta crée l'élément de niveau supérieur pour vous.

Les deux espaces de travail (1 à 5) : la synchronisation copie le contenu, pas les paramètres. Elle recherche les paramètres correspondants dans la destination, ils doivent donc déjà y exister. Le support Azumuta aligne 1 et 2. Vous préparez 3 à 5, principalement dans la destination.

1. Types d'éléments, et quel type peut se trouver sous quel autre.
2. Types visuels : tous ceux que la source possède, même les inutilisés.
3. Propriétés de variantes des variantes synchronisées : ajoutez-les sous Paramètres > Propriétés > Variantes, avec le même nom et type, et pour une propriété de choix exactement les mêmes choix. Une non-correspondance fait échouer toute l'exécution.
4. Paramètres utilisés par les étapes. Une non-correspondance fait échouer cette instruction de travail.
   • Les catégories de ressources des pièces, équipements et symboles, avec le même nom et type de ressource.
   • Les propriétés de ces pièces, équipements et symboles, sur le même onglet avec le même nom, type et catégories de ressources, et pour une propriété de choix exactement les mêmes choix.
   • Les flux d'amélioration utilisés par les règles d'étape, avec le même nom et type, et le même paramètre pour Visible lors de la signalisation de problèmes à partir des écrans des opérateurs.
   • Les groupes périphériques utilisés par les vérifications, sous Périphériques dans la barre latérale, avec exactement le même nom et type de vérification.
5. Langues : donnez aux deux espaces de travail les mêmes langues. Ensuite, dans les deux, remplissez les noms de 3 et 4 dans chaque langue. Les noms sont comparés par langue, donc un nom vide ou différent dans une langue ne correspondra pas. Un groupe périphérique a un nom pour toutes les langues.

Dans votre demande, nommez l'élément de niveau supérieur source, l'espace de travail de destination et les options de synchronisation que vous souhaitez. Tout ce qui manque encore apparaît dans l'historique de la première exécution :

Ouvrir la synchronisation de contenu

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Paramètres (l'icône d'engrenage).
2. Sous Organisation, cliquez sur Synchronisation de contenu.

La liste affiche chaque synchronisation de contenu avec son élément de niveau supérieur, l'espace de travail de destination et la dernière exécution.

Choisir ce qui se synchronise

Une synchronisation n'a pas besoin de copier tout ce qui se trouve sous l'élément de niveau supérieur. Pour choisir les dossiers, catégories d'articles et instructions de travail qu'elle inclut :

1. À côté de la synchronisation, ouvrez le menu ⋯ (trois points) et cliquez sur Modifier...
2. Sélectionnez les éléments à inclure et enregistrez.

La sélection d'un élément inclut tout ce qui se trouve sous lui, même le contenu ajouté ultérieurement. Les dossiers au-dessus sont également copiés, de sorte qu'il conserve sa place dans l'arborescence. Vous pouvez modifier la sélection à tout moment sans contacter le support.

Exécuter une synchronisation

Survol l'icône d'état au début de la ligne de la synchronisation et cliquez sur l'icône de lecture qui apparaît, ou cliquez sur l'icône de lecture en haut de l'historique de la synchronisation.

Les synchronisations ne s'exécutent pas selon un calendrier. Une synchronisation ne s'exécute que lorsque vous la démarrez, ou immédiatement après qu'une instruction de travail de la sélection soit approuvée dans la source, si Synchroniser automatiquement les instructions de travail lors de l'approbation est activée pour cette synchronisation.

Les deux types d'exécution diffèrent dans ce qu'ils touchent :

• Une exécution manuelle parcourt toute la sélection. Elle archive également tout ce qui se trouve dans l'arborescence synchronisée de la destination et qui ne fait plus partie de la sélection, comme les éléments supprimés, archivés ou désélectionnés dans la source.
• Une exécution automatique après une approbation met à jour uniquement cette instruction de travail et les dossiers au-dessus. Elle n'archive jamais rien.

La synchronisation archive les éléments plutôt que de les supprimer, de sorte que leur historique reste disponible dans la destination. Les raccourcis sont supprimés à la place. Lorsque vous restaurez un élément archivé dans la source, la synchronisation suivante le restaure également dans la destination. Si un article entrant a besoin d'un numéro qu'un article archivé dans la destination détient toujours, la synchronisation supprime l'article archivé pour libérer le numéro.

Vérifier l'état et l'historique de la synchronisation

La liste affiche l'état de chaque synchronisation sous forme d'icône, suivie du moment où sa dernière exécution s'est terminée, de sa durée et du nombre d'éléments qu'elle a couverts :

Icône	Ce que cela signifie
	Tout s'est bien passé.
	Au moins un élément a été ignoré ou a un avertissement.
	Au moins un élément a échoué ou a un conflit de fusion, même si tout le reste a été copié correctement.
	La synchronisation est en attente ou en cours. Elle ne peut pas être redémarrée tant qu'elle n'est pas terminée.
	La synchronisation n'a pas encore été exécutée.

Pour voir ce qui s'est passé pour chaque élément, ouvrez le menu ⋯ à côté de la synchronisation et cliquez sur Afficher l'historique... pour ouvrir le Journal de synchronisation de contenu. Il répertorie chaque élément de la dernière exécution avec son état et ses messages. Utilisez les pages en bas pour voir les exécutions antérieures.

Options de synchronisation

Le support Azumuta définit ces options pour chaque synchronisation de contenu. Vous pouvez les voir, verrouillées, dans la fenêtre Modifier... de la synchronisation.

• Synchroniser automatiquement les instructions de travail lors de l'approbation : exécute une synchronisation pour une instruction de travail dès qu'elle est approuvée dans la source. Voir exécuter une synchronisation.
• Autoriser l'édition sur la destination : voir autoriser l'édition sur la destination.
• Démarrer le flux d'approbation ou approuver automatiquement lors de la synchronisation : décide ce qui se passe avec une modification synchronisée dans la destination. Lorsqu'elle est désactivée, la modification arrive sous forme de modifications non approuvées de l'instruction de travail, et quelqu'un dans la destination l'approuve de la manière habituelle. Jusqu'à ce moment, une instruction de travail nouvellement synchronisée affiche Aucune version approuvée dans la destination. Lorsqu'elle est activée, la synchronisation enregistre une nouvelle version immédiatement et l'envoie dans le flux d'approbation de la destination, ou l'approuve directement si aucun flux d'approbation ne s'applique.
• Ignorer les conflits de fusion et Toujours laisser la source gagner : voir gérer les modifications conflictuelles.

Autoriser l'édition sur la destination

Par défaut, le contenu synchronisé est verrouillé dans la destination : les personnes qui s'y trouvent peuvent l'ouvrir et l'utiliser, mais ne peuvent pas le modifier, et les éléments synchronisés affichent une balise Lecture seule. Cela maintient la source comme point de vérité unique sur tous les sites.

Demandez au support Azumuta d'activer Autoriser l'édition sur la destination si un site doit adapter sa copie, par exemple pour modifier les étapes afin de s'adapter aux outils locaux ou à la langue.

Le verrouillage n'affecte que le contenu synchronisé lui-même. Les paramètres propres à la destination sur un élément synchronisé, tels que son flux d'approbation, flux de révision d'audit, flux d'amélioration et numérotation automatique, restent modifiables de toute façon, et la synchronisation ne les écrase pas. La seule exception est la numérotation des articles, qui provient toujours de la source.

Les opérateurs peuvent toujours ouvrir, suivre et compléter une instruction de travail synchronisée, verrouillée ou non, tant qu'elle a une version approuvée dans la destination. Voir Démarrer le flux d'approbation ou approuver automatiquement lors de la synchronisation sous options de synchronisation.

Même lorsque l'édition est autorisée, la source reste responsable de l'arborescence et des détails des dossiers et articles :

• Le nom, l'ordre et la position de chaque élément synchronisé sont réinitialisés à ceux de la source à chaque synchronisation qui l'inclut.
• La description, les balises, les notes et les pièces jointes d'un dossier sont réinitialisées à celles de la source chaque fois qu'elles en diffèrent. Il en va de même pour tout ce qui concerne un article, y compris ses notes, pièces jointes et variantes.
• Un élément ajouté directement dans l'arborescence synchronisée de la destination est archivé lors de la prochaine exécution manuelle.
• Un élément synchronisé supprimé dans la destination est copié à nouveau par la prochaine synchronisation qui l'inclut.

Gérer les modifications conflictuelles

Cela ne s'applique qu'une fois que l'édition est autorisée sur la destination. Lorsque la source approuve une nouvelle version d'une instruction de travail, la synchronisation la fusionne dans la copie de la destination étape par étape. Un conflit est une étape que la destination a modifiée localement et que la source a également modifiée ou supprimée. Deux options de synchronisation décident ce qui se passe :

• Les deux désactivées (par défaut) : l'instruction de travail est retenue avec l'état Conflit de fusion, et l'historique indique ce que forcer la synchronisation changerait. Tout le reste de cette synchronisation s'applique normalement. L'instruction de travail reste retenue jusqu'à ce que le conflit soit résolu, par exemple en activant Ignorer les conflits de fusion.
• Ignorer les conflits de fusion : la version de la source remplace les étapes conflictuelles, et une étape que la source a supprimée est également supprimée dans la destination, modifications locales comprises. Les modifications locales aux étapes que la source n'a pas modifiées, et les étapes que la destination a ajoutées d'elle-même, sont conservées. L'historique indique ce qui a été remplacé, et l'élément affiche un Avertissement.
• Toujours laisser la source gagner : chaque nouvelle version source fait correspondre la copie de la destination à la source exactement. Les modifications locales sont annulées, et les étapes que la destination a ajoutées d'elle-même sont supprimées, même lorsque la source ne les a pas modifiées. Les conflits ne retiennent jamais une instruction de travail. L'activation de cette option couvre également Ignorer les conflits de fusion.

Par exemple, une instruction de travail a une étape. La destination modifie cette étape et ajoute une deuxième étape d'elle-même. La source modifie également la première étape plus tard et approuve une nouvelle version.

• Avec les deux options désactivées, cette instruction de travail est retenue avec Conflit de fusion.
• Avec Ignorer les conflits de fusion activé, la synchronisation suivante applique la version de la source de l'étape un et garde l'étape deux de la destination inchangée.
• Avec Toujours laisser la source gagner activé, la synchronisation suivante applique la version de la source de l'étape un et supprime l'étape deux.

Une étape supprimée dans la destination est rajoutée avec la prochaine version source, quelle que soit l'option activée.

Reconnaître le contenu synchronisé dans la destination

Dans la destination, l'élément de niveau supérieur synchronisé a un petit badge à côté de lui, dans le panneau latéral (lorsqu'il est développé) et dans la liste sous Éléments de niveau supérieur dans Paramètres. Survolez-le pour voir de quel espace de travail le contenu provient, et soit quand il a été synchronisé pour la dernière fois (quand la dernière exécution s'est terminée, même si rien n'a changé ou qu'elle a échoué) soit qu'une synchronisation est en cours. Le badge n'apparaît que sur le web, pas dans l'interface opérateur.

Arrêter une synchronisation de contenu

Demandez au support Azumuta d'arrêter une synchronisation de contenu. Il y a deux façons de le faire :

• Dissocier l'arbre de destination : la synchronisation s'arrête, et la destination conserve sa copie en tant que contenu régulier qu'elle peut modifier librement.
• Supprimer l'arborescence de destination : la synchronisation s'arrête, et l'élément de niveau supérieur synchronisé de la destination est supprimé, avec tout ce qui se trouve sous lui.

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