Wat de Audit trail is
De Audit trail is een workspace-brede, alleen-lezen logboek van acties die in Azumuta zijn uitgevoerd. Elke vermelding registreert wie een actie heeft uitgevoerd, wat is gewijzigd en wanneer, zodat kwaliteits- en complianceteams de volledige geschiedenis van een item kunnen reconstrueren.
U vindt het onder Management → Instellingen → Audit trail. Het openen ervan vereist het recht View Settings onder Management, dus het is beperkt tot beheerders; operators op de werkvloer kunnen het niet openen. Azumuta Personeel kan bovendien trail-vermeldingen beoordelen die workspaces omvatten.
Wat wordt geregistreerd
Het logboek legt acties uit de hele workspace vast, waaronder:
- Aanmeldingen, zowel geslaagde als mislukte, inclusief de provider, het doel (aanmelden of registreren) en het platform (admin, web-app of native app) voor eenmalige aanmelding.
- Goedkeurings- en handtekeningactiviteiten, inclusief levenscyclusgebeurtenissen van goedkeuringsstroom, zoals verzoeken, kolomomzettingen en snelle goedkeuracties.
- Issue-acties, hernoemingen en wijzigingen in functietoggle.
- Archivering, dearchivering en verwijdering, met een aparte vermelding voor elk beïnvloed item wanneer een actie door een substructuur cascadet.
- Effectieve-datum bordovergangen.
Elke vermelding lost de leesbare naam van elk item waarnaar wordt verwezen op naast de ID, en die namen worden vastgelegd op het moment dat de vermelding wordt geschreven, zodat de geschiedenis duidelijk blijft, zelfs nadat een item later is hernoemd. Gebruikersnamen blijven behouden, zelfs voor verborgen of verwijderde gebruikers. Wanneer meerdere acties binnen dezelfde seconde plaatsvinden, toont het logboek ze in de volgorde waarin ze werkelijk zijn opgetreden.
Het logboek richt zich op acties die gegevens creëren, wijzigen, goedkeuren, ondertekenen, archiveren of verwijderen, samen met aanmeldingsactiviteiten. Routinematige zoekopdrachten en het meeste alleen-lezen bladeren worden niet geregistreerd.
Hoe vermeldingen worden beveiligd
Vermeldingen zijn onveranderbaar. Elke vermelding wordt eenmaal geschreven, en geen deel van de toepassing kan deze daarna wijzigen of verwijderen: er is geen bewerkings- of verwijderactie voor trail-vermeldingen voor enige rol, inclusief beheerders en Azumuta Personeel. Dit maakt het logboek geschikt voor GMP en andere gereglementeerde omgevingen waar records toerekenbaar, voorzien van een tijdstempel en onveranderbaar moeten zijn.
Vermeldingen worden voor het leven van de workspace bewaard. Ze worden nooit automatisch verlopen of verwijderd.
De tijd van elke vermelding wordt opgeslagen in UTC en aan u weergegeven in uw eigen lokale tijdzone, zowel op het scherm als in exports, zodat de onderliggende record consistent blijft over sites en beoordelaars heen.
Filteren en zoeken
Beperk het logboek per datumbereik, per gebruiker, per actietype en per specifieke argumentwaarden (bijvoorbeeld een entity-ID of een issue-ID) om een beoordeling te concentreren. Het zoeken wijzigen en opnieuw uitvoeren brengt u terug naar de eerste pagina met resultaten, dus een kleinere resultatenset laat u nooit op een lege pagina kijken.
Opmerkingen toevoegen
U kunt een verklarend commentaar aan een trail-vermelding toevoegen, bijvoorbeeld om de reden achter een wijziging of het resultaat van een onderzoek vast te leggen. Elk commentaar wordt toegeschreven aan de gebruiker die het heeft geschreven en voorzien van een tijdstempel, en het bewerken van een commentaar behoudt de vorige tekst als versiegeschiedenis. Opmerkingen worden apart opgeslagen van de vermelding die ze annoteren, dus ze wijzigen nooit de originele record en het logboek zelf blijft onveranderbaar.
Exporteren
Exporteer het gefilterde logboek naar een CSV bestand voor archivering of externe beoordeling. Elke rij bevat zowel leesbare waarden als de ruwe ID's, de lokale datum en tijd, en de UTC-offset die is toegepast. Gevoelige velden zoals wachtwoorden, API-sleutels en aanmeldingsidentificatoren worden uit de export verwijderd.
Het maximale aantal rijen per export kan per omgeving worden geconfigureerd, met een standaard van 10.000. Wanneer een export die limiet bereikt, wordt deze afgekapt en wordt u verteld dat de limiet is toegepast, zodat u uw filters kunt verfijnen en een meer specifieke set kunt exporteren. Een export is een momentopname voor beoordeling; de in-app Audit trail blijft het gezaghebbende record.