Content sync

Content sync kopieert een top-level item en de inhoud eronder van de ene workspace naar de andere, zodat een centraal team één set werkinstructies kan onderhouden en deze kan uitrollen naar elke locatie die deze gebruikt. De workspace waar inhoud wordt gemaakt is de bron. Elke workspace die een kopie ontvangt is een bestemming. Eén top-level item kan naar meerdere bestemmingen worden gesynchroniseerd, met een aparte content sync voor elk.

Een sync kopieert:

• De mappen, artikelcategorieën, en werkinstructies onder het top-level item, met hun namen en volgorde.
• De artikels en varianten van elke artikelcategorie, en de notities, bijlages en miniaturen van de gesynchroniseerde items. Een variant met dezelfde code in de bestemming wordt hergebruikt en bijgewerkt om overeen te stemmen met de bron.
• Wat de stappen gebruiken: afbeeldingen, video's, bestanden en de onderdelen, uitrusting en symbolen. De sync voegt zijn eigen kopie van elk onderdeel toe, zelfs als de bestemming al hetzelfde onderdeel heeft.
• Sneltoetsen, zolang het item waarop ze wijzen deel uitmaakt van de sync.

Alleen de laatste goedgekeurde versie van een werkinstructie wordt gekopieerd, nooit een concept. Een werkinstructie zonder een goedgekeurde versie wordt overgeslagen, evenals alles wat in de bron is gearchiveerd.

Some content isn't copied. The rest of the work instruction still syncs, with a warning in the history:

• On a work instruction: its properties, approval flow, linked improvement flows and boards, and automatic identifier format.
• On a step: PFMEA requirements, markers, and step codes.
• On a check: Docx templates, email attachments, peripheral presets, webhook credentials, and link-product settings.
• Visuals that show another work instruction, another step's visuals, a Docx template, or a reporting widget.

Content sync wordt beheerd vanuit de bronworkspace door beheerders met toegang tot Instellingen onder Management. Personen in de bestemming kunnen dit niet zien of uitvoeren. Het verschijnt alleen nadat Azumuta het voor de bronworkspace heeft ingeschakeld. Lees meer over gebruikersrechten voor het tabblad Management.

Set up a content sync

Azumuta support stelt elke content sync in en wijzigt de opties ervan. Bereid beide workspaces eerst voor, zoals weergegeven in het diagram.

Bron (links): plaats de inhoud onder één top-level item. Een sync begint altijd vanuit een top-level item, nooit vanuit een map eronder.

Bestemming (rechts): geen item mag dezelfde naam hebben als dat top-level item, gearchiveerde items inbegrepen. Azumuta maakt het top-level item daar voor u.

Beide workspaces (1 tot 5): de sync kopieert inhoud, niet instellingen. Het zoekt naar overeenkomende instellingen in de bestemming, dus deze moeten daar al bestaan. Azumuta support stelt 1 en 2 op elkaar af. U bereidt 3 tot 5 voor, meestal in de bestemming.

1. Item types, en welk type onder welk kan zitten.
2. Visual types: elk type dat de bron heeft, ook ongebruikte.
3. Variant properties van de gesynchroniseerde varianten: voeg deze toe onder Instellingen > Eigenschappen > Varianten, met dezelfde naam en type, en voor een keuzeeigenschap exact dezelfde keuzes. Een mismatch doet de hele run mislukken.
4. Instellingen die de stappen gebruiken. Een mismatch doet die werkinstructie mislukken.
   • De resourcecategorieën van de onderdelen, uitrusting en symbolen, met dezelfde naam en resourcetype.
   • De eigenschappen van die onderdelen, uitrusting en symbolen, op hetzelfde tabblad met dezelfde naam, type en resourcecategorieën, en voor een keuzeeigenschap exact dezelfde keuzes.
   • De verbeterflows die staprules gebruiken, met dezelfde naam en type, en dezelfde instelling voor Zichtbaar bij het rapporteren van issues vanaf operatorschermen.
   • De randapparaatgroepen die checks gebruiken, onder Randapparaten in de zijbalk, met exact dezelfde naam en check-type.
5. Talen: geef beide workspaces dezelfde talen. Vul vervolgens in beide de namen van 3 en 4 in elke taal in. Namen worden per taal vergeleken, dus een naam die leeg is of anders in één taal komt niet overeen. Een randapparaatgroep heeft één naam voor alle talen.

Noem in uw verzoek het top-level item van de bron, de bestemmingsworkspace en de sync-opties die u wilt. Alles wat nog ontbreekt verschijnt in de geschiedenis van de eerste run:

Open content sync

1. Klik in de zijbalk op Instellingen (het tandwielpictogram).
2. Klik onder Organisatie op Content sync.

De lijst toont elke content sync met het top-level item, de bestemmingsworkspace en de laatste run.

Choose what syncs

Een sync hoeft niet alles onder het top-level item te kopiëren. Om te kiezen welke mappen, artikelcategorieën en werkinstructies het bevat:

1. Klik naast de sync op het menu ⋯ (drie puntjes) en klik op Bewerk...
2. Selecteer de items die u wilt opnemen en sla op.

Het selecteren van een item bevat alles eronder, zelfs inhoud die later daar wordt toegevoegd. De mappen erboven worden ook gekopieerd, zodat het zijn plaats in de boom behoudt. U kunt de selectie op elk moment wijzigen zonder contact op te nemen met support.

Run a sync

Hover over het statuspictogram aan het begin van de rij van de sync en klik op het afspeelpictogram dat verschijnt, of klik op het afspeelpictogram boven aan de geschiedenis van de sync.

Syncs worden niet volgens een schema uitgevoerd. Een sync wordt alleen uitgevoerd wanneer u deze start, of direct nadat een werkinstructie in de selectie in de bron is goedgekeurd, als Automatisch synchroniseren van werkinstructies bij goedkeuring voor die sync is ingeschakeld.

De twee soorten runs verschillen in wat ze aanraken:

• Een handmatige run gaat door de hele selectie. Het archiveert ook alles in de gesynchroniseerde boom van de bestemming dat niet langer deel uitmaakt van de selectie, zoals items die in de bron zijn verwijderd, gearchiveerd of gedeselecteerd.
• Een automatische run na een goedkeuring werkt alleen die ene werkinstructie en de mappen erboven bij. Het archiveert nooit iets.

De sync archiveert items in plaats van ze te verwijderen, zodat hun geschiedenis beschikbaar blijft in de bestemming. Sneltoetsen worden in plaats daarvan verwijderd. Wanneer u een gearchiveerd item in de bron herstelt, herstelt de volgende sync het ook in de bestemming. Als een inkomend artikel een nummer nodig heeft dat een gearchiveerd artikel in de bestemming nog steeds bezet, verwijdert de sync het gearchiveerde artikel om het nummer vrij te maken.

Check sync status and history

De lijst toont de status van elke sync als een pictogram, gevolgd door wanneer de laatste run eindigde, hoe lang het duurde en hoeveel items het omvatte:

Pictogram	Wat het betekent
	Alles is doorgekomen.
	Minstens één item is overgeslagen of heeft een waarschuwing.
	Minstens één item is mislukt of heeft een samenvoegingsconflict, zelfs als alles anders schoon is gekopieerd.
	De sync is in de wachtrij of wordt uitgevoerd. Het kan niet opnieuw worden gestart totdat het klaar is.
	De sync is nog niet uitgevoerd.

Om te zien wat er met elk item is gebeurd, opent u het menu ⋯ naast de sync en klikt u op Toon geschiedenis... om het Content sync log te openen. Het geeft een lijst van elk item van de laatste run met de status en berichten. Gebruik de pagina's onderaan om eerdere runs te zien.

Sync options

Azumuta support stelt deze opties voor elke content sync in. U kunt ze vergrendeld zien in het venster Bewerk... van de sync.

• Automatisch synchroniseren van werkinstructies bij goedkeuring: voert een sync voor een werkinstructie uit zodra deze in de bron is goedgekeurd. Zie run a sync.
• Bewerken toestaan op bestemming: zie allow editing on the destination.
• Start goedkeuringsflow of keur automatisch goed bij synchronisatie: bepaalt wat er gebeurt met een gesynchroniseerde wijziging in de bestemming. Wanneer het uit staat, arriveert de wijziging als niet-goedgekeurde wijzigingen in de werkinstructie, en keurt iemand in de bestemming deze op de gebruikelijke manier goed. Tot die tijd toont een nieuw gesynchroniseerde werkinstructie Geen goedgekeurde versie in de bestemming. Wanneer het aan staat, slaat de sync onmiddellijk een nieuwe versie op en stuurt deze naar de goedkeuringsflow van de bestemming, of keurt deze direct goed als geen goedkeuringsflow van toepassing is.
• Samenvoegingsconflicten negeren en Laat de bron altijd winnen: zie handle conflicting edits.

Allow editing on the destination

Standaard is gesynchroniseerde inhoud in de bestemming vergrendeld: personen daar kunnen het openen en gebruiken, maar kunnen het niet wijzigen, en de gesynchroniseerde items tonen een Alleen-lezen tag. Dit houdt de bron als het enige waarheidsgehalte op elke locatie.

Ask Azumuta support to turn on Bewerken toestaan op bestemming if a site needs to adapt its copy, for example to edit steps to fit local tooling or language.

Vergrendeling beïnvloedt alleen de gesynchroniseerde inhoud zelf. De eigen instellingen van de bestemming op een gesynchroniseerd item, zoals de goedkeuringsflow, audit review flow, verbeterflows en automatische nummering, blijven op beide manieren bewerkbaar, en de sync overschrijft ze niet. De enige uitzondering is de nummering van artikels, die altijd van de bron afkomstig is.

Operators kunnen altijd een gesynchroniseerde werkinstructie openen, volgen en voltooien, vergrendeld of niet, zolang deze een goedgekeurde versie in de bestemming heeft. Zie Start goedkeuringsflow of keur automatisch goed bij synchronisatie onder sync options.

Zelfs wanneer bewerking is toegestaan, blijft de bron de baas over de boom en over map- en artikeldetails:

• De naam, volgorde en positie van elk gesynchroniseerd item worden bij elke sync die het bevat opnieuw ingesteld op die van de bron.
• De beschrijving, tags, notities en bijlages van een map worden opnieuw ingesteld op die van de bron wanneer deze ervan verschillen. Hetzelfde geldt voor alles over een artikel, inclusief de notities, bijlages en varianten.
• Een item dat rechtstreeks in de gesynchroniseerde boom van de bestemming is toegevoegd, wordt gearchiveerd bij de volgende handmatige run.
• Een gesynchroniseerd item dat in de bestemming is verwijderd, wordt door de volgende sync die het bevat opnieuw gekopieerd.

Handle conflicting edits

Dit is alleen van belang nadat bewerking op de bestemming is toegestaan. Wanneer de bron een nieuwe versie van een werkinstructie goedkeurt, voegt de sync deze stap voor stap in de kopie van de bestemming in. Een conflict is een stap die de bestemming lokaal heeft gewijzigd en die de bron ook heeft gewijzigd of verwijderd. Twee sync-opties bepalen wat er gebeurt:

• Beide uit (standaard): de werkinstructie wordt vastgehouden met de status Merge conflict, en de geschiedenis geeft aan wat het forceren van de sync zou veranderen. Alles anders in die sync wordt normaal toegepast. De werkinstructie blijft vastgehouden totdat het conflict is opgelost, bijvoorbeeld door Samenvoegingsconflicten negeren in te schakelen.
• Samenvoegingsconflicten negeren: de versie van de bron vervangt de conflicterende stappen, en een stap die de bron heeft verwijderd, wordt ook in de bestemming verwijderd, lokale bewerkingen inbegrepen. Lokale bewerkingen van stappen die de bron niet heeft gewijzigd, en stappen die de bestemming zelf heeft toegevoegd, worden behouden. De geschiedenis geeft aan wat is vervangen, en het item toont een Waarschuwing.
• Laat de bron altijd winnen: elke nieuwe bronversie maakt de kopie van de bestemming exact gelijk aan de bron. Lokale bewerkingen worden teruggedraaid, en stappen die de bestemming zelf heeft toegevoegd, worden verwijderd, zelfs wanneer de bron ze niet heeft aangeraakt. Conflicten houden een werkinstructie nooit tegen. Het inschakelen hiervan dekt ook Samenvoegingsconflicten negeren.

Voorbeeld: een werkinstructie heeft één stap. De bestemming bewerkt die stap en voegt een tweede stap van zichzelf toe. De bron wijzigt de eerste stap later ook en keurt een nieuwe versie goed.

• Met beide opties uit, wordt die werkinstructie vastgehouden met Merge conflict.
• Met Samenvoegingsconflicten negeren aan, past de volgende sync de versie van de bron van stap één toe en laat de stap twee van de bestemming ongewijzigd.
• Met Laat de bron altijd winnen aan, past de volgende sync de versie van de bron van stap één toe en verwijdert stap twee.

Een stap die in de bestemming is verwijderd, wordt met de volgende bronversie opnieuw toegevoegd, ongeacht welke optie aan staat.

Recognize synced content in the destination

In de bestemming heeft het gesynchroniseerde top-level item een klein badge ernaast, in de zijpanel (wanneer deze is uitgevouwen) en in de lijst onder Top-level items in Instellingen. Hover erover om te zien uit welke workspace de inhoud afkomstig is, en ofwel wanneer deze voor het laatst is gesynchroniseerd (wanneer de laatste run eindigde, zelfs als niets is veranderd of mislukt) of dat een sync wordt uitgevoerd. Het badge verschijnt alleen op het web, niet in de operator interface.

Stop a content sync

Ask Azumuta support to stop a content sync. There are two ways to do it:

• Verwijder synchronisatie maar behoud de data: de sync stopt, en de bestemming behoudt zijn kopie als normale inhoud die het vrij kan bewerken.
• Tree verwijderen op de bestemming: de sync stopt, en het gesynchroniseerde top-level item van de bestemming wordt verwijderd, met alles eronder.