En cas d'approbation multi-personnes, un flux d'approbation doit être sélectionné. Ce flux d'approbation garantira qu'une demande d'approbation atteint la ou les personne(s) requise(s). Dès que la ou les personne(s) responsable(s) - tel que spécifié dans le flux d'approbation, l'a/l'ont signé(e), l'instruction de travail deviendra officielle.
Remarque : Pour utiliser l'approbation multi-personnes, vous devez avoir accès au module complémentaire Continuous Improvement . Vous pouvez nous contacter via l'adresse e-mail sales@azumuta.com pour en savoir plus.
Créer un tableau d'approbation
Avant qu'un flux d'approbation puisse être défini, un tableau d'approbation doit être créé. Ce tableau d'approbation donnera un aperçu des demandes d'approbation ouvertes - avec le statut correspondant - ainsi qu'un aperçu des demandes acceptées qui ont été demandées via un flux d'approbation. Il existe deux possibilités de modèles pour un tableau d'approbation : approbation en une seule vague et approbation en deux vagues. Nous expliquerons la différence entre les deux dans la section suivante.
La création d'un tableau d'approbation peut être effectuée de la manière suivante :
- Allez à « Continuous Improvement » dans la barre latérale.
- Cliquez sur « Settings ».
- Cliquez sur le bouton plus jaune pour créer un tableau d'approbation.
- Sélectionnez soit approbation en une seule vague, soit approbation en deux vagues dans le modèle.
- Entrez le nom du tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, le tableau et ses problèmes sont visibles par tous.
- Déterminez quel(s) groupe(s) aura/auront accès à ce tableau d'approbation.
- Cliquez sur « Add » pour créer le tableau.
- Après avoir créé le tableau d'approbation, vous devrez le configurer. Consultez les guides de configuration du tableau d'approbation pour plus de détails.
Remarque : Les paramètres de visibilité d'un tableau d'approbation s'appliquent également à tous les flux d'approbation qui en dépendent.
Approbation en une seule vague par rapport à l'approbation en deux vagues
Avant qu'un flux d'approbation puisse être défini, un tableau d'approbation doit être créé. Ce tableau d'approbation donnera un aperçu des demandes d'approbation ouvertes - avec le statut correspondant - ainsi qu'un aperçu des demandes acceptées qui ont été demandées via un flux d'approbation. Il existe deux possibilités de modèles pour un tableau d'approbation :
Approbation en une seule vague : Il s'agit d'un processus d'approbation en une seule étape. Lorsque la ou les personne(s) requise(s) approuve(nt) cette demande d'approbation, l'instruction de travail deviendra officielle.
Approbation en deux vagues : Il s'agit d'un processus d'approbation en deux étapes. Lorsque la ou les personne(s) requise(s) à la première étape donne/donnent son/leur approbation, cette demande sera automatiquement transmise à la ou aux personne(s) requise(s) à la deuxième étape. Lorsque la ou les personne(s) à la deuxième étape donne/donnent son/leur approbation, l'instruction de travail sera officialisée.
L'image ci-dessous illustre bien la différence entre une approbation en une seule vague et une approbation en deux vagues.
Créer un flux d'approbation
Bien sûr, vous devrez configurer votre mécanisme d'approbation d'instruction de travail. Cela devra être configuré sur un flux d'approbation.
Après avoir créé un tableau d'approbation, un flux d'approbation (portant le même nom) sera automatiquement créé également sous ce tableau d'approbation. Néanmoins, vous pouvez également créer et configurer manuellement un flux d'approbation par vous-même. Voici comment :
- Allez à « Continuous Improvement » dans la barre latérale.
- Cliquez sur « Settings ».
- Cliquez sur l'icône trois points à côté du tableau d'approbation qui accueillera ce nouveau flux d'approbation.
- Cliquez sur « Add flow ».
- Entrez les données du flux d'approbation (seul le champ de nom est obligatoire). Vous pouvez remplir les autres champs ultérieurement.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Add ».
- Après avoir créé le flux d'approbation, vous devrez le configurer. Consultez les guides de configuration du flux d'approbation pour plus de détails.
Tableau d'approbation par rapport à flux d'approbation : Quelle est la différence ?
Un tableau d'approbation est un tableau de bord centralisé qui suit et gère toutes les approbations d'instructions de travail. Il affiche toutes les demandes d'approbation, y compris leurs détails clés (par exemple, le statut d'approbation, l'instruction de travail associée, le nom du demandeur, etc.). Un flux d'approbation, en revanche, décrit le mécanisme de traitement et d'approbation des demandes d'approbation.
Un flux d'approbation est hébergé sous un tableau d'approbation. Un tableau d'approbation peut contenir plusieurs flux d'approbation.
Le mot clé est qu'un tableau d'approbation se concentre sur le suivi des demandes d'approbation, tandis qu'un flux d'approbation est le mécanisme pour approuver une demande d'approbation.
Voici comment voir un aperçu de tous les tableaux d'approbation et flux d'approbation dans votre espace de travail :
- Ceci est le tableau d'approbation « AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions ».
- Ce sont les flux d'approbation qui relèvent du tableau d'approbation « AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions ». Chaque flux d'approbation est marqué par un hashtag.
- Ceci est le tableau d'approbation « AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions ».
- Ce sont les flux d'approbation qui relèvent du tableau d'approbation « AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions ». Chaque flux d'approbation est marqué par un hashtag.