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Approbation multi-personnes : Comment modifier un tableau d'approbation

Consultez comment créer un tableau d'approbation pour plus de contexte. Cet article explique comment le modifier ou le supprimer.

Remarque : Lors de la création d'un tableau d'approbation, vous pouvez choisir d'utiliser un modèle d'approbation en une seule vague ou un modèle d'approbation en deux vagues. Consultez modèles d'approbation en une seule vague et en deux vagues pour en savoir plus sur les deux modèles. Les exemples de cet article utilisent le modèle d'approbation en deux vagues.

Accéder à l'éditeur de tableau d'approbation

Voici comment accéder à l'éditeur de tableau d'approbation :

  1. Allez à Amélioration continue dans le panneau latéral.
  2. Cliquez sur Paramètres.
  3. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du tableau d'approbation que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur Modifier le tableau.

Vous verrez 4 onglets d'éditeur : Général, Autorisations, Colonnes et vues et Déclencheurs. Cliquez sur un onglet pour l'ouvrir. Nous couvrirons chaque onglet dans les sections ci-dessous :

Capture d'écran de l'interface « Modifier le tableau Tableau d'approbation des instructions de travail » dans le logiciel Azumuta, mettant en évidence les onglets de navigation : Général, Autorisations, Colonnes et vues et Déclencheurs. L'interface affiche les champs de personnalisation du tableau, y compris Modèle (défini sur « Approbation en deux vagues »), Nom, Préfixe de l'identifiant du problème et une case à cocher pour « Afficher les flux sur la vue d'ensemble de l'instruction de travail ». Une flèche met l'accent sur les onglets de navigation, avec « Général » sélectionné. Un bouton « Enregistrer » vert est visible pour enregistrer les modifications

L'onglet Général

L'onglet Général est le premier onglet qui s'affiche chaque fois que vous ouvrez l'éditeur de tableau d'approbation. Voici ce que vous pouvez modifier dans cet onglet :

Capture d'écran de l'interface « Modifier le tableau Tableau d'approbation des instructions de travail » dans le logiciel Azumuta, mettant en évidence les champs clés et les étapes. Les fonctionnalités incluent : 1) Sélection de l'onglet « Général », 2) Nommage du tableau comme « Tableau d'approbation des instructions de travail », 3) Ajout d'un « Préfixe de l'identifiant du problème », 4) Case à cocher pour « Afficher les flux sur la vue d'ensemble de l'instruction de travail » et 5) Enregistrement des modifications à l'aide du bouton « Enregistrer » vert. Conçu pour configurer les tableaux d'approbation dans la gestion des instructions de travail.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Général.
  2. Vous pouvez modifier le nom du tableau d'approbation ici.
  3. Si vous souhaitez que les demandes d'approbation relevant de ce tableau d'approbation aient un préfixe prédéterminé, tapez le préfixe prédéterminé ici. Veuillez noter qu'il y a une limite de 5 caractères pour le préfixe. Par exemple, vous pouvez utiliser le préfixe RQST (qui signifie « demande »). Ainsi, les demandes d'approbation de ce tableau d'approbation seront nommées RQST-1, RQST-2, et ainsi de suite.
  4. Sélectionnez si les flux d'approbation relevant de ce tableau d'approbation doivent être visibles sur la vue d'ensemble de l'instruction de travail.
  5. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur Enregistrer. Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur Annuler.

L'onglet Autorisations

Capture d'écran de l'onglet « Autorisations » dans l'interface « Modifier le tableau Tableau d'approbation des instructions de travail » dans le logiciel Azumuta. Les points forts incluent : 1) Sélection de l'onglet « Autorisations », 2) Champ pour attribuer les groupes d'utilisateurs pouvant voir le tableau, 3) Champ pour attribuer les groupes d'utilisateurs pouvant modifier les problèmes, 4) Liste déroulante pour sélectionner les utilisateurs individuels pour gérer le tableau, 5) Liste déroulante pour attribuer les groupes d'utilisateurs pour gérer le tableau et ses flux, et 6) Bouton « Enregistrer » vert pour confirmer les modifications. Conçu pour gérer l'accès des utilisateurs et les autorisations dans le tableau d'approbation.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Autorisations.
  2. Sélectionnez les groupes d'utilisateurs pouvant voir ce tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, il sera visible pour tout le monde.
  3. Sélectionnez les groupes d'utilisateurs pouvant créer et modifier les demandes d'approbation sur ce tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, tout le monde pourra le faire.
  4. Sélectionnez les utilisateurs pouvant gérer ce tableau d'approbation et tous les flux d'approbation relevant de celui-ci.
  5. Sélectionnez les groupes d'utilisateurs pouvant gérer ce tableau d'approbation et tous les flux d'approbation relevant de celui-ci.
  6. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur Enregistrer. Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur Annuler.

L'onglet Colonnes et vues

Cet onglet vous permet de modifier les colonnes dans un tableau d'approbation et d'ajuster leur visibilité. Il se compose de deux paramètres principaux : les paramètres des colonnes et les paramètres des vues, que nous explorerons davantage dans les deux sections ci-dessous.

Dans un tableau d'approbation, une colonne représente l'état d'une demande d'approbation, comme la colonne Première vague affichée dans la capture d'écran ci-dessous. Sur ce tableau d'approbation, il y a 4 colonnes au total (les colonnes Première vague, Deuxième vague, Approuvé et Refusé).

Capture d'écran du « Tableau d'approbation des instructions de travail » dans le module « Amélioration continue » du logiciel Azumuta, mettant en évidence la colonne « Première vague ». La colonne contient des tâches avec des détails tels que les numéros de tâche, les auteurs, les descriptions et les balises (par exemple, « #Tableau d'approbation des instructions de travail »). Une flèche pointe vers la colonne avec une étiquette lisant « Ceci est une colonne », soulignant son rôle dans l'organisation des tâches par étapes de flux de travail. Le tableau inclut des colonnes supplémentaires comme « Deuxième vague », « Approuvé » et « Refusé », ainsi que des options de filtrage et de tri des tâches.

Les paramètres des colonnes

Capture d'écran de l'interface « Modifier le tableau Tableau d'approbation des instructions de travail » dans le logiciel Azumuta, en mettant l'accent sur l'onglet « Colonnes et vues ». Les points forts incluent : 1) L'onglet « Colonnes et vues » sélectionné, 2) Les colonnes configurables telles que « Colonne 1 » (Première vague), « Colonne 2 » (Deuxième vague), « Colonne 3 » (Approuvé) et « Colonne 4 » (Refusé), 3) Les noms de colonnes modifiables, 4) Les cases à cocher pour rendre les colonnes visibles sur « Tous les problèmes » et 5) Un bouton « Enregistrer » vert pour confirmer les modifications. L'interface affiche également des vues personnalisables pour organiser les tâches, telles que « Vagues » et « Approuvé et refusé.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Colonnes et vues.
  2. Cliquez pour changer la couleur de cette colonne.
  3. Cliquez pour changer le nom de cette colonne.
  4. Si vous cochez cette option, toutes les demandes d'approbation de cette colonne seront également affichées dans l'onglet Toutes les demandes d'approbation.
  5. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur Enregistrer. Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur Annuler.

Les autres colonnes ont les mêmes options d'édition que les n°2-4.

Remarque : Par défaut, il n'y a que 2 colonnes. Cependant, vous pouvez également demander des colonnes supplémentaires en nous contactant via notre adresse e-mail support@azumuta.com.

Les paramètres des vues

Capture d'écran de l'interface « Modifier le tableau Tableau d'approbation des instructions de travail » dans le logiciel Azumuta, en mettant l'accent sur l'onglet « Colonnes et vues ». Les points forts incluent : 1) L'onglet « Colonnes et vues » sélectionné, 2) Les vues configurables telles que « Vue 1 » (Vagues) et « Vue 2 » (Approuvé et refusé), 3) Les cases à cocher pour inclure les colonnes comme « Première vague », « Deuxième vague », « Approuvé » et « Refusé » dans chaque vue, 4) Les noms de vues modifiables et 5) Un bouton « Enregistrer » vert pour confirmer les paramètres. Conçu pour organiser et personnaliser l'affichage des flux de travail des tâches.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Colonnes et vues.
  2. Cliquez pour changer le nom de la Vue 1.
  3. Sélectionnez les colonnes à afficher sur la Vue 1.
  4. Cliquez pour changer le nom de la Vue 2.
  5. Sélectionnez les colonnes à afficher sur la Vue 2.
  6. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur Enregistrer. Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur Annuler.

Après avoir configuré les paramètres des vues, vous pouvez choisir la vue que vous souhaitez afficher sur votre tableau d'approbation en suivant les étapes ci-dessous :

Capture d'écran du « Tableau d'approbation des instructions de travail » dans le module « Amélioration continue » du logiciel Azumuta, démontrant comment changer de vue. Les points forts incluent : 1) Cliquer sur l'icône du menu trois points dans le coin supérieur droit, et 2) Sélectionner une vue (« Vagues » ou « Approuvé et refusé ») dans le menu déroulant. Le tableau affiche les colonnes de flux de travail telles que « Première vague », « Deuxième vague », « Approuvé » et « Refusé », avec les détails des tâches tels que les auteurs, les descriptions et les balises. Les instructions guident les utilisateurs sur la personnalisation de la vue pour une meilleure gestion des tâches.

L'onglet Déclencheurs

Un déclencheur est un outil utilisé pour automatiser un certain processus en fonction d'un événement qui se produit dans un espace de travail Azumuta. Avec les déclencheurs, vous pouvez automatiser diverses tâches fastidieuses, ce qui vous permet à vous et à vos employés d'économiser un temps précieux.

Consultez les guides des déclencheurs pour en savoir plus sur les déclencheurs.

Capture d'écran de l'interface « Modifier le tableau Tableau d'approbation des instructions de travail » dans le logiciel Azumuta, affichant l'onglet « Déclencheurs ». La configuration inclut : un webhook configuré intitulé « Appeler un webhook : https://approval-request-repository », déclenché « Lorsqu'un problème est signalé ». L'URL du point de terminaison est spécifiée comme « https://approval-request-repository », avec des options pour les méthodes GET ou POST. Des champs supplémentaires et un bouton « Ajouter un déclencheur » sont disponibles pour une personnalisation supplémentaire. Un bouton « Enregistrer » vert est visible pour confirmer les paramètres du déclencheur. Conçu pour automatiser les flux de travail via des webhooks

Supprimer un tableau d'approbation

  1. Allez à Amélioration continue dans le panneau latéral.
  2. Cliquez sur Paramètres.
  3. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du tableau d'approbation que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur Supprimer le tableau.
  5. Cliquez sur Supprimer.

Remarque : Avant de supprimer un tableau d'approbation, assurez-vous qu'il n'y a aucun flux d'approbation relevant de celui-ci. S'il y en a, vous devez d'abord supprimer ces flux d'approbation avant de supprimer le tableau d'approbation.

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