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Approbation Multi-Personnes : Comment Modifier ou Supprimer un Tableau d'Approbation

Azumuta Support
Mise à jour

Précédemment, nous avons expliqué en détail comment créer un tableau d'approbation. Maintenant, nous expliquerons comment le modifier ou le supprimer.

Remarque : Lors de la création d'un tableau d'approbation, vous pouvez choisir d'utiliser un modèle d'approbation à une seule vague ou un modèle d'approbation à deux vagues. Cliquez ici pour en savoir plus sur les deux modèles. Dans ce guide, nous utiliserons le modèle d'approbation à deux vagues dans nos exemples.

Comment Accéder à l'Éditeur de Tableau d'Approbation

Voici comment vous pouvez accéder à l'éditeur de tableau d'approbation :

  1. Allez à « Amélioration Continue » dans le panneau latéral.
  2. Cliquez sur « Paramètres ».
  3. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du tableau d'approbation que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur « Modifier le tableau ».

Là, vous verrez 4 onglets d'éditeur : Général, Autorisations, Colonnes et Vues, et Déclencheurs. Cliquez simplement sur un onglet pour l'ouvrir. Nous couvrirons chaque onglet dans les sections du guide ci-dessous :

Capture d'écran de l'interface « Modifier le Tableau d'Approbation des Instructions de Travail » dans le logiciel Azumuta, mettant en évidence les onglets de navigation : Général, Autorisations, Colonnes et Vues, et Déclencheurs. L'interface affiche les champs de personnalisation du tableau, y compris le Modèle (défini sur « Approbation à deux vagues »), le Nom, le préfixe d'ID de problème, et une case à cocher pour « Afficher les flux sur l'aperçu des instructions de travail ». Une flèche met l'accent sur les onglets de navigation, avec « Général » sélectionné. Un bouton « Enregistrer » vert est visible pour enregistrer les modifications

L'Onglet Général

L'onglet Général est le premier onglet qui apparaîtra chaque fois que vous ouvrirez l'éditeur de tableau d'approbation. Voici ce que vous pouvez modifier sur cet onglet :

Capture d'écran de l'interface « Modifier le Tableau d'Approbation des Instructions de Travail » dans le logiciel Azumuta, mettant en évidence les champs et étapes clés. Les fonctionnalités incluent : 1) Sélection de l'onglet « Général », 2) Nommage du tableau en tant que « Tableau d'Approbation des Instructions de Travail », 3) Ajout d'un « Préfixe d'ID de problème », 4) Case à cocher pour « Afficher les flux sur l'aperçu des instructions de travail », et 5) Enregistrement des modifications à l'aide du bouton « Enregistrer » vert. Conçu pour configurer les tableaux d'approbation dans la gestion des instructions de travail.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Général.
  2. Vous pouvez modifier le nom du tableau d'approbation ici.
  3. Si vous souhaitez que les demandes d'approbation qui relèvent de ce tableau d'approbation aient un préfixe prédéterminé, tapez le préfixe prédéterminé ici. Veuillez noter qu'il y a une limite de 5 caractères pour le préfixe. Par exemple, vous pouvez utiliser le préfixe « RQST » (qui signifie « demande »). Ainsi, les demandes d'approbation dans ce tableau d'approbation seront nommées « RQST-1 », « RQST-2 », et ainsi de suite.
  4. Sélectionnez si les flux d'approbation qui relèvent de ce tableau d'approbation doivent être visibles sur l'aperçu des instructions de travail.
  5. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Enregistrer ». Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur « Annuler ».

L'Onglet Autorisations

Capture d'écran de l'onglet « Autorisations » dans l'interface « Modifier le Tableau d'Approbation des Instructions de Travail » dans le logiciel Azumuta. Les points forts incluent : 1) Sélection de l'onglet « Autorisations », 2) Champ pour attribuer les groupes d'utilisateurs qui peuvent consulter le tableau, 3) Champ pour attribuer les groupes d'utilisateurs qui peuvent modifier les problèmes, 4) Liste déroulante pour sélectionner les utilisateurs individuels pour gérer le tableau, 5) Liste déroulante pour attribuer les groupes d'utilisateurs pour gérer le tableau et ses flux, et 6) Bouton « Enregistrer » vert pour confirmer les modifications. Conçu pour gérer l'accès des utilisateurs et les autorisations dans le tableau d'approbation.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Autorisations.
  2. Sélectionnez le(s) groupe(s) d'utilisateurs qui peuvent consulter ce tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, il sera visible pour tous.
  3. Sélectionnez le(s) groupe(s) d'utilisateurs qui peuvent créer et modifier les demandes d'approbation sur ce tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, tout le monde pourra le faire.
  4. Sélectionnez le(s) utilisateur(s) qui peut/peuvent gérer ce tableau d'approbation et tous les flux d'approbation qui en relèvent.
  5. Sélectionnez le(s) groupe(s) d'utilisateurs qui peut/peuvent gérer ce tableau d'approbation et tous les flux d'approbation qui en relèvent.
  6. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Enregistrer ». Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur « Annuler ».

L'Onglet Colonnes et Vues

Cet onglet vous permet de modifier les colonnes dans un tableau d'approbation et d'ajuster leur visibilité. Il comprend deux paramètres principaux : les Paramètres des Colonnes et les Paramètres des Vues, que nous explorerons davantage dans les deux sections du guide ci-dessous.

Dans un tableau d'approbation, une colonne représente l'état d'une demande d'approbation, comme la colonne « Première Vague » illustrée dans la capture d'écran ci-dessous. Sur ce tableau d'approbation, il y a 4 colonnes au total (les colonnes Première Vague, Deuxième Vague, Approuvée et Refusée).

Capture d'écran du « Tableau d'Approbation des Instructions de Travail » dans le module « Amélioration Continue » du logiciel Azumuta, mettant en évidence la colonne « Première Vague ». La colonne contient des tâches avec des détails tels que les numéros de tâche, les auteurs, les descriptions et les étiquettes (par exemple, « #Tableau d'Approbation des Instructions de Travail »). Une flèche pointe vers la colonne avec une étiquette lisant « Ceci est une colonne », soulignant son rôle dans l'organisation des tâches par étapes de flux de travail. Le tableau inclut des colonnes supplémentaires comme « Deuxième Vague », « Approuvée » et « Refusée », ainsi que des options de filtrage et de tri des tâches.

Les Paramètres des Colonnes

Capture d'écran de l'interface « Modifier le Tableau d'Approbation des Instructions de Travail » dans le logiciel Azumuta, se concentrant sur l'onglet « Colonnes et Vues ». Les points forts incluent : 1) L'onglet « Colonnes et Vues » sélectionné, 2) Les colonnes configurables telles que « Colonne 1 » (Première Vague), « Colonne 2 » (Deuxième Vague), « Colonne 3 » (Approuvée) et « Colonne 4 » (Refusée), 3) Les noms de colonnes modifiables, 4) Les cases à cocher pour rendre les colonnes visibles sur « Tous les problèmes », et 5) Un bouton « Enregistrer » vert pour confirmer les modifications. L'interface affiche également des vues personnalisables pour organiser les tâches, telles que « Vagues » et « Approuvée et Refusée ».

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Colonnes et Vues.
  2. Cliquez pour modifier la couleur de cette colonne.
  3. Cliquez pour modifier le nom de cette colonne.
  4. Si vous cochez cette option, toutes les demandes d'approbation dans cette colonne seront également affichées sur l'onglet « Toutes les demandes d'approbation ».
  5. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Enregistrer ». Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur « Annuler ».

Les autres colonnes ont les mêmes options de modification que les points 2 à 4.

Remarque : Par défaut, il n'y a que 2 colonnes. Cependant, vous pouvez également demander des colonnes supplémentaires en nous contactant via l'adresse e-mail support@azumuta.com.

Les Paramètres des Vues

Capture d'écran de l'interface « Modifier le Tableau d'Approbation des Instructions de Travail » dans le logiciel Azumuta, se concentrant sur l'onglet « Colonnes et Vues ». Les points forts incluent : 1) L'onglet « Colonnes et Vues » sélectionné, 2) Les vues configurables telles que « Vue 1 » (Vagues) et « Vue 2 » (Approuvée et Refusée), 3) Les cases à cocher pour inclure les colonnes comme « Première Vague », « Deuxième Vague », « Approuvée » et « Refusée » dans chaque vue, 4) Les noms de vues modifiables, et 5) Un bouton « Enregistrer » vert pour confirmer les paramètres. Conçu pour organiser et personnaliser l'affichage des flux de travail des tâches.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Colonnes et Vues.
  2. Cliquez pour modifier le nom de la Vue 1.
  3. Sélectionnez la/les colonne(s) à afficher sur la Vue 1.
  4. Cliquez pour modifier le nom de la Vue 2.
  5. Sélectionnez la/les colonne(s) à afficher sur la Vue 2.
  6. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Enregistrer ». Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur « Annuler ».

Après avoir configuré les Paramètres des Vues, vous pouvez choisir la vue que vous souhaitez afficher sur votre tableau d'approbation en suivant les étapes ci-dessous :

Capture d'écran du « Tableau d'Approbation des Instructions de Travail » dans le module « Amélioration Continue » du logiciel Azumuta, démontrant comment changer de vue. Les points forts incluent : 1) Cliquer sur l'icône du menu à trois points dans le coin supérieur droit, et 2) Sélectionner la vue souhaitée (« Vagues » ou « Approuvée et Refusée ») dans le menu déroulant. Le tableau affiche les colonnes de flux de travail telles que « Première Vague », « Deuxième Vague », « Approuvée » et « Refusée », avec les détails des tâches tels que les auteurs, les descriptions et les étiquettes. Les instructions guident les utilisateurs sur la personnalisation de la vue pour une meilleure gestion des tâches.

L'Onglet Déclencheurs

Un déclencheur est un outil utilisé pour automatiser un certain processus en fonction d'un événement qui se produit dans un espace de travail Azumuta. Avec les déclencheurs, vous pouvez automatiser diverses tâches fastidieuses, économisant du temps précieux à vous et à vos employés.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les déclencheurs.

Capture d'écran de l'interface « Modifier le Tableau d'Approbation des Instructions de Travail » dans le logiciel Azumuta, affichant l'onglet « Déclencheurs ». La configuration inclut : un webhook configuré intitulé « Appeler un webhook : https://approval-request-repository », déclenché « Lorsqu'un problème est signalé ». L'URL du point de terminaison est spécifiée comme « https://approval-request-repository », avec des options pour les méthodes GET ou POST. Des champs supplémentaires et un bouton « Ajouter un déclencheur » sont disponibles pour une personnalisation supplémentaire. Un bouton « Enregistrer » vert est visible pour confirmer les paramètres des déclencheurs. Conçu pour automatiser les flux de travail via des webhooks

Comment Supprimer un Tableau d'Approbation

  1. Allez à « Amélioration Continue » dans le panneau latéral.
  2. Cliquez sur « Paramètres ».
  3. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du tableau d'approbation que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur « Supprimer le tableau ».
  5. Cliquez sur « Supprimer ».

Remarque : Avant de supprimer un tableau d'approbation, assurez-vous qu'il n'y a pas de flux d'approbation qui en relèvent. S'il y en a, vous devez d'abord supprimer ces flux d'approbation avant de supprimer le tableau d'approbation.