Approbation Multi-Personnes : Comment modifier ou supprimer un flux d'approbation

Consultez créer un flux d'approbation pour des informations générales. Cet article explique comment le modifier ou le supprimer.

Remarque : Actuellement, il existe 2 modèles pour les tableaux d'approbation et les flux d'approbation : approbation en une seule vague et approbation en deux vagues. Les deux modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Les exemples de cet article utilisent le modèle d'approbation en deux vagues. Consultez les deux modèles de flux d'approbation pour plus de détails.

Pour accéder à n'importe quelle action de flux d'approbation : allez à Amélioration Continue → Paramètres dans le panneau latéral, puis cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du flux.

Comment accéder à l'éditeur de flux d'approbation

Dans le menu ⋮, cliquez sur Modifier le flux.

L'éditeur comporte cinq onglets : Général, Modèle de flux, Avancé, Rapports Docx et Paramètres. Chacun est couvert ci-dessous.

L'onglet Général

L'onglet Général s'ouvre en premier. Voici ce que vous pouvez modifier :

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Général.
2. Vous pouvez modifier le nom du flux d'approbation ici.
3. Sélectionnez si l'utilisateur qui soumet une demande d'approbation est automatiquement abonné à cette demande d'approbation. Si cette personne est abonnée, elle recevra une notification par courrier électronique chaque fois que cette demande d'approbation change de colonne.
4. Insérez le nombre maximum de jours accordés pour approuver une demande d'approbation figurant sur ce flux d'approbation (si nécessaire).
5. Insérez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra dans le menu d'approbation d'une instruction de travail (comme indiqué dans l'image ci-dessous). Un modèle de problème est généralement utilisé pour transmettre un certain message aux utilisateurs qui créent ou mettent à jour des instructions de travail.
6. Insérez une liste de contrôle (si nécessaire). Une liste de contrôle dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une liste de contrôle dans un ticket. Consultez comment ajouter une liste de contrôle à un ticket pour plus de détails.
7. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Modèle de flux

C'est d'où provient le mot « flux » dans « flux d'approbation ». Un flux d'approbation se compose de plusieurs colonnes. Une colonne représente une étape d'action qui doit être prise pour approuver une instruction de travail.

Les colonnes existantes varient selon le modèle de flux d'approbation que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle d'approbation en deux vagues, il y a 4 colonnes :

• Première vague
• Deuxième vague
• Approuvé
• Refusé

Consultez comment modifier le nom d'une colonne sur le tableau d'approbation.

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments pour chaque colonne. Nous expliquerons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les sections suivantes.

Comment ajouter un élément à une colonne

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Ajouter un élément dans la colonne cible.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Entrez les détails.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Voici les options d'éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez taper la description de la tâche directement. Si l'élément n'implique pas de demander une signature ou de remplir une liste de contrôle, nous vous recommandons de choisir ce type d'élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. (Une signature est donnée pour signifier l'approbation qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Généralement, une signature est demandée à un superviseur ou à un gestionnaire).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une liste de contrôle (une liste de contrôle dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une liste de contrôle dans un ticket).

Comment modifier un élément dans une colonne

Pour modifier un élément :

1. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté de l'élément.
2. Apportez vos modifications.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Les options diffèrent selon le type d'élément, comme indiqué ci-dessous.

Modification d'une tâche

1. Modifiez la description de la tâche ici.
2. Cliquez pour vous assigner la tâche.
3. Cliquez pour assigner la tâche à une personne spécifique.
4. Cliquez pour assigner la tâche à un groupe d'utilisateurs spécifique.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe d'utilisateurs assigné (cela ne peut être fait que s'il y a déjà une personne/un groupe d'utilisateurs qui a été assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe d'utilisateurs assigné reçoive un courrier électronique automatisé d'Azumuta qui l'informe quand une demande d'approbation atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe d'utilisateurs qui complète cette tâche sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, cette personne recevra une notification par courrier électronique automatisée chaque fois que cette demande d'approbation change de statut.
8. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la tâche sera créée automatiquement si la demande d'approbation implique la mise à jour d'étape(s) d'instruction qui contient l'un des symboles sélectionnés.
9. Cliquez pour supprimer la tâche.
10. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Modification d'une demande de signature pour une personne/pour un groupe d'utilisateurs

1. Si vous choisissez cette option, vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande de signature.
2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande de signature.
3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs autorisé à signer cette demande de signature.
4. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe d'utilisateurs assigné reçoive un courrier électronique automatisé d'Azumuta qui l'informe quand une demande d'approbation atteint cette colonne.
5. Sélectionnez si la personne/le groupe d'utilisateurs qui a donné une signature sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, cette personne recevra une notification par courrier électronique automatisée chaque fois que cette demande d'approbation change de statut.
6. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la demande de signature sera créée automatiquement si la demande d'approbation implique la mise à jour d'étape(s) d'instruction qui contient l'un des symboles sélectionnés.
7. Cliquez pour supprimer la demande de signature.
8. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Modification d'une liste de contrôle

1. Cliquez pour afficher l'instruction de travail de la liste de contrôle. Une liste de contrôle dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une liste de contrôle dans un ticket. Consultez comment ajouter une liste de contrôle à un ticket pour plus de détails.
2. Cliquez pour vous assigner la liste de contrôle.
3. Cliquez pour assigner une personne spécifique à remplir la liste de contrôle.
4. Cliquez pour assigner un groupe d'utilisateurs à remplir la liste de contrôle.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe d'utilisateurs assigné (cela ne peut être fait que s'il y a déjà une personne/un groupe d'utilisateurs qui a été assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe d'utilisateurs assigné reçoive un courrier électronique automatisé d'Azumuta qui l'informe quand une demande d'approbation atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe d'utilisateurs qui remplit la liste de contrôle sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, cette personne recevra une notification par courrier électronique automatisée chaque fois que cette demande d'approbation change de statut.
8. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la liste de contrôle sera ajoutée automatiquement si la demande d'approbation implique la mise à jour d'étape(s) d'instruction qui contient l'un des symboles sélectionnés.
9. Cliquez pour supprimer la liste de contrôle.
10. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Avancé

Consultez colonnes sur un flux d'approbation pour des informations générales. Cet article montre comment utiliser ces colonnes de manière coordonnée.

L'onglet Avancé se compose de 2 éléments : colonnes et transitions. Dans l'onglet Avancé, une colonne représente une étape d'action qui doit être prise pour approuver une instruction de travail (tout comme dans l'onglet Modèle de flux).

Les noms des colonnes varient selon le modèle de flux d'approbation que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle d'approbation en deux vagues, il y a 4 colonnes :

• Première vague
• Deuxième vague
• Approuvé
• Refusé

Pendant ce temps, une transition fonctionne comme un pont entre les colonnes. Une transition conduit un élément à une autre colonne, en fonction d'un scénario pré-configuré.

L'image ci-dessous montre la distinction entre une colonne et une transition.

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Avancé.
2. Ceci est une colonne.
3. Ceci est la liste des transitions pour cette colonne.

Comment ajouter un élément à une colonne

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Ajouter un élément dans la colonne cible.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Entrez les détails.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous avez ajouté un élément sur l'onglet Modèle de flux, cet élément apparaîtra également dans la même colonne sur l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez ajouté un élément sur l'onglet Avancé, il apparaîtra également sur la même colonne sur l'onglet Modèle de flux.

Voici les options d'éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez taper la description de la tâche directement. Si l'élément n'implique pas de demander une signature ou de remplir une liste de contrôle, nous vous recommandons de choisir ce type d'élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (une signature est donnée pour signifier l'approbation qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Généralement, une signature est demandée à un superviseur ou à un gestionnaire).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une liste de contrôle. Une liste de contrôle dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une liste de contrôle dans un ticket. Consultez comment ajouter une liste de contrôle à un ticket pour plus de détails.

Comment modifier un élément dans une colonne

La modification d'un élément sur une colonne dans cet onglet fonctionne de la même manière que dans l'onglet Modèle de flux. Consultez les liens ci-dessous pour voir comment vous pouvez modifier un élément sur une colonne en fonction du type d'élément :

• Comment modifier une tâche
• Comment modifier une demande de signature pour une personne/pour un groupe d'utilisateurs
• Comment modifier une liste de contrôle

Remarque : Si vous avez modifié un élément sur l'onglet Modèle de flux, cet élément sera également automatiquement mis à jour sur l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez modifié un élément sur l'onglet Avancé, le même élément sera également automatiquement mis à jour sur l'onglet Modèle de flux.

Comment ajouter une transition

1. Cliquez sur Ajouter une transition sur la colonne cible.
2. Sélectionnez une option dans la liste déroulante Quand.
3. Sélectionnez une option dans la liste déroulante Puis passer à.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Les menus déroulants « Quand » et « Puis passer à » ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l'événement dans le menu déroulant « Quand » se produit, cela causera l'événement dans le menu déroulant « Puis passer à » à se produire.

Comment modifier une transition

1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur « Ajouter une transition ».
2. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant « Quand ».
3. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant « Puis passer à ».
4. Dans Azumuta, toutes les demandes d'approbation procèderont automatiquement à la colonne suivante s'il n'y a pas d'éléments en suspens (soit parce que tous les éléments de cette colonne ont été complétés, soit parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne en premier lieu). Si vous souhaitez empêcher un flux d'approbation de procéder automatiquement à la colonne suivante parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne, alors cochez cette option.
5. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Rapports Docx

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d'approbation. Consultez rapports docx avec informations de ticket pour plus de détails (cela fonctionne de la même manière que les rapports docx pour les tickets).

L'onglet Paramètres

Vous pouvez ajouter des paramètres à un flux d'approbation. Ces paramètres seront listés sur toutes les demandes d'approbation qui relèvent de ce flux d'approbation, ainsi que sur toutes les listes de contrôle qui sont liées à ces flux d'approbation.

Ajouter un paramètre à un flux d'approbation

1. Cliquez sur Ajouter un champ.
2. Entrez la Clé et la Valeur du paramètre.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un paramètre sur un flux d'approbation

Modifiez la Clé ou la Valeur du paramètre, puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un paramètre sur un flux d'approbation

1. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur l'icône poubelle.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Comment supprimer un flux d'approbation

Dans le menu ⋮, cliquez sur Supprimer le flux, puis confirmez avec Supprimer.