Qu'est-ce qu'une période de validité de formation ?
Certaines compétences ne doivent pas être considérées comme valides indéfiniment. Pour maintenir votre matrice de compétences alignée avec les normes de certification et les règles de conformité interne, vous pouvez attacher une période de validité optionnelle à une formation. Une fois que la compétence d'un opérateur atteint la fin de cette période, Azumuta la signale automatiquement sur la matrice de compétences afin que les responsables et les opérateurs sachent qu'une nouvelle formation est nécessaire.
Vous pouvez également configurer une fenêtre d'avertissement qui met en évidence la compétence avant qu'elle n'expire, ce qui vous donne le temps de planifier la prochaine session de formation.
Ajouter une période de validité à une formation
La période de validité est configurée dans les paramètres Matrice de compétences et formations de l'instruction de travail, au même endroit où vous contrôlez le comportement d'avance rapide et d'autres options de matrice.
- Ouvrez l'instruction de travail utilisée pour la formation.
- Allez à la section Matrice de compétences et formations de ses paramètres.
- Cochez la case La formation expire après une certaine période.
- Remplissez la Période de validité — une durée (par exemple 2 mois, 12 mois, 1 année) qui définit combien de temps une compétence reste valide après son attribution.
- Remplissez l'Avertissement avant expiration — une durée qui contrôle à quel point à l'avance la matrice doit vous avertir que la compétence approche de l'expiration.
- Cochez éventuellement Demander de choisir une période de validité personnalisée lors de la définition manuelle du niveau d'un utilisateur si vous souhaitez que les administrateurs soient invités à remplacer la durée par défaut par utilisateur lorsqu'ils valident ou évaluent une compétence.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ce qui se passe lorsqu'une compétence expire
Lorsqu'un opérateur se voit attribuer cette compétence, Azumuta calcule la fenêtre de validité à partir du moment où le niveau est défini et stocke à la fois la date de début et la date de fin sur l'entrée de la matrice. À partir de là :
- Tant que la compétence est valide et en dehors de la fenêtre d'avertissement, elle s'affiche normalement sur la matrice de compétences.
- Lorsqu'elle entre dans la fenêtre d'avertissement (par exemple les deux derniers mois avant l'expiration), Azumuta la marque avec un point orange et l'infobulle affiche Expire bientôt ainsi que les dates de validité et d'expiration.
- Une fois la période de validité terminée, la compétence est traitée comme expirée — marquée avec un point rouge — indiquant que l'opérateur doit être formé et revalidé.
Visibilité dans la matrice de compétences
Survoler une cellule de compétence dans la matrice révèle les détails de validité : le niveau atteint, la période pendant laquelle il est valide (« Valide à partir du … jusqu'au … »), et un indice de statut (« Expire bientôt » ou « Expiré »). Cela permet aux responsables de repérer facilement quels opérateurs ont besoin d'un recyclage et de planifier la prochaine formation en conséquence.
Notes importantes
- La période de validité est configurée par formation/instruction de travail, et non comme un paramètre global au niveau du compte.
- Si vous activez le remplacement par utilisateur, la période de validité définie lors de la validation du niveau d'un opérateur s'applique uniquement à l'entrée de cet utilisateur ; les autres opérateurs continuent d'utiliser la période de validité par défaut définie sur l'instruction de travail.
- Chaque nouvelle validation (nouvelle formation) démarre une nouvelle fenêtre de validité pour l'opérateur, vous n'avez donc pas besoin d'effacer manuellement l'entrée précédente.