Multi-persoongoedkeuring: Een goedkeuringsflow bewerken

Zie een goedkeuringsflow maken voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u deze kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Momenteel zijn er 2 templates voor goedkeuringsborden en goedkeuringsflows: goedkeuring in één golf en goedkeuring in twee golven. Beide templates delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken de template voor goedkeuring in twee golven. Zie beide goedkeuringsflow-templates voor meer details.

Om een goedkeuringsflow-actie te bereiken: ga naar Continue verbetering → Instellingen in het zijpaneel en klik vervolgens op het pictogram ⋮ (drie punten) naast de flow.

Hoe u de goedkeuringsflow-editor bereikt

Klik in het menu ⋮ op Bewerk flow.

De editor heeft vijf tabbladen: Algemeen, Flow-template, Geavanceerd, Docx reports en Parameters. Elk wordt hieronder behandeld.

Het tabblad Algemeen

Het tabblad Algemeen wordt eerst geopend. Dit is wat u kunt bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van de goedkeuringsflow bewerken.
3. Selecteer of de gebruiker die een goedkeuringsaanvraag indient, automatisch is geabonneerd op die goedkeuringsaanvraag. Als die persoon is geabonneerd, ontvangt die persoon een e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van kolom verandert.
4. Voer het maximum aantal dagen in dat is toegestaan om een goedkeuringsaanvraag goed te keuren die op deze goedkeuringsflow staat vermeld (indien nodig).
5. Voeg de probleem-template in (indien nodig). Een probleem-template is een tekst die wordt weergegeven in het goedkeuringmenu van een werkinstructie (zoals in de onderstaande afbeelding). Een probleem-template wordt over het algemeen gebruikt om een bepaald bericht te geven aan gebruikers die werkinstructies maken of bijwerken.
6. Voeg een checklist in (indien nodig). Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
7. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Flow-template

Dit is waar het woord "flow" in "goedkeuringsflow" vandaan komt. Een goedkeuringsflow bestaat uit meerdere kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actiestap die moet worden ondernomen om een werkinstructie goed te keuren.

De bestaande kolommen variëren afhankelijk van de goedkeuringsflow-template die u gebruikt. In de template voor goedkeuring in twee golven zijn er bijvoorbeeld 4 kolommen:

• Eerste golf
• Tweede golf
• Goedgekeurd
• Geweigerd

Zie hoe u de naam van een kolom bewerkt op het goedkeuringsbord.

U kunt meerdere items voor elke kolom toevoegen. We leggen uit hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt in de volgende secties.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Opslaan.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet gaat om het vragen om een handtekening of het invullen van een checklist, raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. (Een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen (een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket).

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item bewerken:

1. Klik op het pictogram ⋮ (drie punten) naast het item.
2. Breng uw wijzigingen aan.
3. Klik op Opslaan.

De opties verschillen per itemtype, zoals hieronder wordt weergegeven.

Een taak bewerken

1. Bewerk hier de beschrijving van de taak.
2. Klik om de taak aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit, is geabonneerd op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag. Als iemand is geabonneerd op een goedkeuringsaanvraag, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de taak automatisch aangemaakt als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
9. Klik om de taak te verwijderen.
10. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Een handtekeningverzoek voor een persoon/voor een gebruikersgroep bewerken

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige persoon die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen
3. Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening heeft gegeven, is geabonneerd op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag. Als iemand is geabonneerd op een goedkeuringsaanvraag, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
6. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt het handtekeningverzoek automatisch aangemaakt als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
7. Klik om het handtekeningverzoek te verwijderen.
8. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Een checklist bewerken

1. Klik om de werkinstructie van de checklist weer te geven. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
2. Klik om de checklist aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult, is geabonneerd op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag. Als iemand is geabonneerd op een goedkeuringsaanvraag, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de checklist automatisch toegevoegd als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
9. Klik om de checklist te verwijderen.
10. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Geavanceerd

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. In het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actiestap die moet worden ondernomen om een werkinstructie goed te keuren, net als in het tabblad Flow-template.

De kolomnamen variëren afhankelijk van de goedkeuringsflow-template die u gebruikt. In de template voor goedkeuring in twee golven zijn er bijvoorbeeld 4 kolommen:

• Eerste golf
• Tweede golf
• Goedgekeurd
• Geweigerd

Intussen fungeert een overgang als een brug tussen kolommen. Een overgang leidt een item naar een andere kolom, op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

1. Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Opslaan.

Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow-template hebt toegevoegd, wordt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd weergegeven. En omgekeerd: als u een item op het tabblad Geavanceerd hebt toegevoegd, wordt het ook op dezelfde kolom op het tabblad Flow-template weergegeven.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet gaat om het vragen om een handtekening of het invullen van een checklist, raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen (een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item in een kolom op dit tabblad bewerken werkt op dezelfde manier als in het tabblad Flow-template. Bekijk de onderstaande links om te zien hoe u een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Hoe u een taak bewerkt
• Hoe u een handtekeningverzoek voor een persoon/voor een gebruikersgroep bewerkt
• Hoe u een checklist bewerkt

Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow-template hebt bewerkt, wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als u een item op het tabblad Geavanceerd hebt bewerkt, wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow-template.

Hoe u een overgang toevoegt

1. Klik op Overgang toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Wanneer.
3. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Verplaats dan naar.
4. Klik op Opslaan.

De vervolgkeuzelijsten Wanneer en Verplaats dan naar hebben een oorzaak-en-gevolg-relatie.

Wanneer de gebeurtenis in de vervolgkeuzelijst Wanneer plaatsvindt, veroorzaakt dit dat de gebeurtenis in de vervolgkeuzelijst Verplaats dan naar plaatsvindt.

Hoe u een overgang bewerkt

1. Klik op Overgang toevoegen om een extra overgang aan deze kolom toe te voegen.
2. Klik om de inhoud van de vervolgkeuzelijst Wanneer te wijzigen.
3. Klik om de inhoud van de vervolgkeuzelijst Verplaats dan naar te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle goedkeuringsaanvragen automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (hetzij omdat alle items in deze kolom zijn voltooid, hetzij omdat er helemaal geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als u wilt voorkomen dat een goedkeuringsflow automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
5. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Docx reports

U kunt Docx reports aan een goedkeuringsflow toevoegen. Zie docx reporting met ticketinformatie voor meer details (het werkt op dezelfde manier als docx reporting voor tickets).

Het tabblad Parameters

U kunt parameters aan een goedkeuringsflow toevoegen. Deze parameters worden vermeld op alle goedkeuringsaanvragen die onder de paraplu van deze goedkeuringsflow vallen, evenals op alle checklists die aan die goedkeuringsflows zijn gekoppeld.

Een parameter aan een goedkeuringsflow toevoegen

1. Klik op Veld toevoegen.
2. Voer de Sleutel en Waarde van de parameter in.
3. Klik op Opslaan.

Een parameter op een goedkeuringsflow bewerken

Bewerk de Sleutel of Waarde van de parameter en klik vervolgens op Opslaan.

Een parameter op een goedkeuringsflow verwijderen

1. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbakpictogram.
3. Klik op Opslaan.

Hoe u een goedkeuringsflow verwijdert

1. Uit het menu ⋮
2. Klik op Flow verwijderen
3. Bevestig met Verwijderen.