Multi-persoongoedkeuring: Een goedkeuringsstroom bewerken of verwijderen

Zie een goedkeuringsstroom maken voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u deze kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Momenteel zijn er 2 templates voor goedkeuringsborden en goedkeuringsflows: single-wave goedkeuring en dual-wave goedkeuring. Beide templates delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken de dual-wave goedkeuringtemplate. Zie beide goedkeuringsstroom-templates voor meer details.

Om een goedkeuringsstroom-actie te bereiken: ga naar Doorlopende verbetering → Instellingen in het zijpaneel, klik vervolgens op het ⋮ (drie-puntenpictogram) naast de flow.

Hoe u naar de goedkeuringsstroom-editor gaat

Klik in het ⋮-menu op Bewerk flow.

De editor heeft vijf tabbladen: Algemeen, Flow-template, Geavanceerd, Docx reports en Parameters. Elk wordt hieronder behandeld.

Het tabblad Algemeen

Het tabblad Algemeen wordt eerst geopend. Dit kunt u bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van de goedkeuringsstroom bewerken.
3. Selecteer of de gebruiker die een goedkeuringsaanvraag indient, automatisch is geabonneerd op die goedkeuringsaanvraag. Als die persoon is geabonneerd, ontvangt die persoon een e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van kolom verandert.
4. Voer het maximale aantal dagen in dat is toegestaan voor het goedkeuren van een goedkeuringsaanvraag die op deze goedkeuringsstroom staat vermeld (indien nodig).
5. Voeg de probleem-template in (indien nodig). Een probleem-template is een tekst die wordt weergegeven in het goedkeuringmenu van een werkinstructie (zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding). Een probleem-template wordt meestal gebruikt om een bepaald bericht te geven aan gebruikers die werkinstructies maken of bijwerken.
6. Voeg een checklist in (indien nodig). Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
7. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Flow-template

Dit is waar het woord "flow" in "goedkeuringsstroom" vandaan komt. Een goedkeuringsstroom bestaat uit verschillende kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actiestap die moet worden ondernomen om een werkinstructie goed te keuren.

De bestaande kolommen variëren afhankelijk van de goedkeuringsstroom-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, in de dual-wave goedkeuringtemplate zijn er 4 kolommen, namelijk:

• Eerste Golf
• Tweede Golf
• Goedgekeurd
• Geweigerd

Zie hoe u de naam van een kolom bewerkt op het goedkeuringsbord.

U kunt meerdere items voor elke kolom toevoegen. We leggen uit hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt in de volgende gidssecties.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Opslaan.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet gaat om het vragen van een handtekening of het invullen van een checklist, raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. (Een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen (een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket).

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item bewerken:

1. Klik op het ⋮ (drie-puntenpictogram) naast het item.
2. Maak uw bewerkingen.
3. Klik op Opslaan.

De opties verschillen per itemtype, zoals hieronder weergegeven.

Een taak bewerken

1. Bewerk hier de beschrijving van de taak.
2. Klik om de taak aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit, is geabonneerd op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag. Als iemand is geabonneerd op een goedkeuringsaanvraag, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de taak automatisch aangemaakt als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
9. Klik om de taak te verwijderen.
10. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Een handtekeningverzoek voor een persoon/gebruikersgroep bewerken

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige persoon die bevoegd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die bevoegd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen
3. Selecteer de gebruikersgroep die bevoegd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening heeft gegeven, is geabonneerd op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag. Als iemand is geabonneerd op een goedkeuringsaanvraag, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
6. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt het handtekeningverzoek automatisch aangemaakt als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
7. Klik om het handtekeningverzoek te verwijderen.
8. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Een checklist bewerken

1. Klik om de checklist-werkinstructie te bekijken. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
2. Klik om de checklist aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult, is geabonneerd op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag. Als iemand is geabonneerd op een goedkeuringsaanvraag, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de checklist automatisch toegevoegd als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
9. Klik om de checklist te verwijderen.
10. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Geavanceerd

Zie kolommen op een goedkeuringsstroom voor achtergrond. Dit artikel laat zien hoe u deze kolommen op een gecoördineerde manier kunt gebruiken.

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. In het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actiestap die moet worden ondernomen om een werkinstructie goed te keuren (net als in het tabblad Flow-template).

De kolomnamen variëren afhankelijk van de goedkeuringsstroom-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, in de dual-wave goedkeuringtemplate zijn er 4 kolommen, namelijk:

• Eerste Golf
• Tweede Golf
• Goedgekeurd
• Geweigerd

Intussen fungeert een overgang als een brug tussen kolommen. Een overgang leidt een item naar een andere kolom, op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

De onderstaande afbeelding toont het onderscheid tussen een kolom en een overgang.

1. Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Opslaan.

Opmerking: Als u een item hebt toegevoegd op het tabblad Flow-template, wordt dat item ook weergegeven in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als u een item hebt toegevoegd op het tabblad Geavanceerd, wordt het ook weergegeven in dezelfde kolom op het tabblad Flow-template.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet gaat om het vragen van een handtekening of het invullen van een checklist, raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen (een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een checklist toe te voegen. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item in een kolom op dit tabblad bewerken werkt op dezelfde manier als in het tabblad Flow-template. Bekijk de onderstaande links om te zien hoe u een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Hoe u een taak bewerkt
• Hoe u een handtekeningverzoek voor een persoon/gebruikersgroep bewerkt
• Hoe u een checklist bewerkt

Opmerking: Als u een item hebt bewerkt op het tabblad Flow-template, wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als u een item hebt bewerkt op het tabblad Geavanceerd, wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow-template.

Hoe u een overgang toevoegt

1. Klik op Overgang toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Wanneer.
3. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Verplaats dan naar.
4. Klik op Opslaan.

De vervolgkeuzelijsten "Wanneer" en "Verplaats dan naar" hebben een oorzaak-en-gevolg-relatie.

Wanneer de gebeurtenis in de vervolgkeuzelijst "Wanneer" plaatsvindt, veroorzaakt dit dat de gebeurtenis in de vervolgkeuzelijst "Verplaats dan naar" optreedt.

Hoe u een overgang bewerkt

1. Klik op "Overgang toevoegen" om een extra overgang aan deze kolom toe te voegen.
2. Klik om de inhoud in de vervolgkeuzelijst "Wanneer" te wijzigen.
3. Klik om de inhoud in de vervolgkeuzelijst "Verplaats dan naar" te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle goedkeuringsaanvragen automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (hetzij omdat alle items in deze kolom zijn voltooid, hetzij omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als u wilt voorkomen dat een goedkeuringsstroom automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
5. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Docx reports

U kunt Docx reports aan een goedkeuringsstroom toevoegen. Zie docx reporting met ticketinformatie voor meer details (het werkt op dezelfde manier als docx reporting voor tickets).

Het tabblad Parameters

U kunt parameters aan een goedkeuringsstroom toevoegen. Deze parameters worden weergegeven op alle goedkeuringsaanvragen die onder deze goedkeuringsstroom vallen, evenals op alle checklists die aan die goedkeuringsflows zijn gekoppeld.

Een parameter aan een goedkeuringsstroom toevoegen

1. Klik op Veld toevoegen.
2. Voer de Sleutel en Waarde van de parameter in.
3. Klik op Opslaan.

Een parameter op een goedkeuringsstroom bewerken

Bewerk de Sleutel of Waarde van de parameter en klik vervolgens op Opslaan.

Een parameter op een goedkeuringsstroom verwijderen

1. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbakpictogram.
3. Klik op Opslaan.

Hoe u een goedkeuringsstroom verwijdert

Klik in het ⋮-menu op Flow verwijderen en bevestig vervolgens met Verwijderen.