Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Multi Person Approval: How to Edit or Delete an Approval Board

Azumuta Support
Bijgewerkt

Eerder hebben we uitgelegd hoe u een goedkeuringsbord kunt maken. Nu leggen we uit hoe u dit kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Bij het maken van een goedkeuringsbord kunt u kiezen of u een single-wave goedkeuringssjabloon of een dual-wave goedkeuringssjabloon wilt gebruiken. Klik hier voor meer informatie over beide sjablonen. In deze handleidingspagina gebruiken we de dual-wave goedkeuringssjabloon in onze voorbeelden.

How to Get to the Approval Board Editor

Hier ziet u hoe u de goedkeuringsbord-editor kunt openen:

  1. Ga naar "Continous Improvement" in het zijpaneel.
  2. Klik op "Settings".
  3. Klik op het pictogram met drie punten naast het goedkeuringsbord dat u wilt bewerken.
  4. Klik op "Edit board".

Daar ziet u 4 editor-tabbladen: General, Permissions, Columns & Views, en Triggers. Klik gewoon op een tabblad om het te openen. We behandelen elk tabblad verder in de onderstaande handleidingssecties:

Screenshot of the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software, highlighting navigation tabs: General, Permissions, Columns & Views, and Triggers. The interface displays fields for customizing the board, including Template (set to 'Dual wave approval'), Name, Issue ID prefix, and a checkbox to 'Show flows on work instruction overview.' An arrow emphasizes the navigation tabs, with 'General' selected. A green 'Save' button is visible for saving changes

The General Tab

Het tabblad General is het eerste tabblad dat verschijnt wanneer u de goedkeuringsbord-editor opent. Dit kunt u op dit tabblad bewerken:

Screenshot of the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software, highlighting key fields and steps. Features include: 1) Selection of the 'General' tab, 2) Naming the board as 'Work Instructions Approval Board,' 3) Adding an 'Issue ID prefix,' 4) Checkbox to 'Show flows on work instruction overview,' and 5) Saving the changes using the green 'Save' button. Designed for configuring approval boards within work instructions management.

  1. Klik om het tabblad General te openen.
  2. U kunt hier de naam van het goedkeuringsbord bewerken.
  3. Als u wilt dat de goedkeuringsverzoeken die onder dit goedkeuringsbord vallen, een vooraf bepaald voorvoegsel hebben, voer dan het vooraf bepaalde voorvoegsel hier in. Houd er rekening mee dat er een limiet van 5 tekens voor het voorvoegsel geldt. U kunt bijvoorbeeld het voorvoegsel "RQST" gebruiken (wat staat voor "request"). De goedkeuringsverzoeken in dit goedkeuringsbord zullen dus "RQST-1", "RQST-2", enzovoort heten.
  4. Selecteer of de goedkeuringsstromen die onder dit goedkeuringsbord vallen, zichtbaar moeten zijn in het overzicht van werkingstructies.
  5. Wanneer u klaar bent met bewerken, klikt u op "Save". Als u echter wilt doorgaan zonder de wijzigingen die u hebt aangebracht op te slaan, klikt u op "Cancel".

The Permissions Tab

Screenshot of the 'Permissions' tab in the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software. Highlights include: 1) Selection of the 'Permissions' tab, 2) Field to assign user groups who can view the board, 3) Field to assign user groups who can edit issues, 4) Dropdown to select individual users for managing the board, 5) Dropdown to assign user groups for managing the board and its flows, and 6) Green 'Save' button for confirming changes. Designed for managing user access and permissions within the approval board.

  1. Klik om het tabblad Permissions te openen.
  2. Selecteer welke gebruikersgroep(en) dit goedkeuringsbord kunnen bekijken. Als er geen groepen zijn geselecteerd, is het zichtbaar voor iedereen.
  3. Selecteer welke gebruikersgroep(en) goedkeuringsverzoeken op dit goedkeuringsbord kunnen maken en bewerken. Als er geen groepen zijn geselecteerd, kan iedereen dit doen.
  4. Selecteer welke gebruiker(s) dit goedkeuringsbord en alle goedkeuringsstromen die eronder vallen kunnen beheren.
  5. Selecteer welke gebruikersgroep(en) dit goedkeuringsbord en alle goedkeuringsstromen die eronder vallen kunnen beheren.
  6. Wanneer u klaar bent met bewerken, klikt u op "Save". Als u echter wilt doorgaan zonder de wijzigingen die u hebt aangebracht op te slaan, klikt u op "Cancel".

The Columns & Views Tab

Dit tabblad stelt u in staat kolommen in een goedkeuringsbord te bewerken en hun zichtbaarheid aan te passen. Het bestaat uit twee hoofdinstellingen: de Columns Settings en Views Settings, die we verder zullen onderzoeken in de twee handleidingssecties hieronder.

In een goedkeuringsbord vertegenwoordigt een kolom de status van een goedkeuringsverzoek, zoals de kolom "First Wave" die in de onderstaande schermafbeelding wordt weergegeven. Op dit goedkeuringsbord zijn er in totaal 4 kolommen (de kolommen First Wave, Second Wave, Approved en Declined).

Screenshot of the 'Work Instructions Approval Board' in the 'Continuous Improvement' module of Azumuta software, highlighting the 'First Wave' column. The column contains tasks with details such as task numbers, authors, descriptions, and tags (e.g., '#Work Instructions Approval Board'). An arrow points to the column with a label reading 'This is a column,' emphasizing its role in organizing tasks by workflow stages. The board includes additional columns like 'Second Wave,' 'Approved,' and 'Declined,' along with options for filtering and sorting tasks.

The Columns Settings

Screenshot of the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software, focusing on the 'Columns & Views' tab. Highlights include: 1) The selected 'Columns & Views' tab, 2) Configurable columns such as 'Column 1' (First Wave), 'Column 2' (Second Wave), 'Column 3' (Approved), and 'Column 4' (Declined), 3) Editable column names, 4) Checkboxes to make columns visible on 'All issues,' and 5) A green 'Save' button to confirm changes. The interface also shows customizable views for organizing tasks, such as 'Waves' and 'Approved & Declined.

  1. Klik om het tabblad Columns & Views te openen.
  2. Klik om de kleur van deze kolom te wijzigen.
  3. Klik om de naam van deze kolom te wijzigen.
  4. Als u deze optie aanvinkt, worden alle goedkeuringsverzoeken in deze kolom ook weergegeven op het tabblad "All approval requests".
  5. Wanneer u klaar bent met bewerken, klikt u op "Save". Als u echter wilt doorgaan zonder de wijzigingen die u hebt aangebracht op te slaan, klikt u op "Cancel".

De andere kolommen hebben dezelfde bewerkingsopties als nr. 2-4.

Opmerking: Standaard zijn er slechts 2 kolommen. U kunt echter ook extra kolommen aanvragen door contact met ons op te nemen via ons support@azumuta.com e-mailadres.

The Views Settings

Screenshot of the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software, focusing on the 'Columns & Views' tab. Highlights include: 1) The selected 'Columns & Views' tab, 2) Configurable views such as 'View 1' (Waves) and 'View 2' (Approved & Declined), 3) Checkboxes to include columns like 'First Wave,' 'Second Wave,' 'Approved,' and 'Declined' in each view, 4) Editable view names, and 5) A green 'Save' button to confirm the settings. Designed for organizing and customizing the display of task workflows.

  1. Klik om het tabblad Columns & Views te openen.
  2. Klik om de naam van View 1 te wijzigen.
  3. Selecteer welke kolom(men) op View 1 moeten worden weergegeven.
  4. Klik om de naam van View 2 te wijzigen.
  5. Selecteer welke kolom(men) op View 2 moeten worden weergegeven.
  6. Wanneer u klaar bent met bewerken, klikt u op "Save". Als u echter wilt doorgaan zonder de wijzigingen die u hebt aangebracht op te slaan, klikt u op "Cancel".

Nadat u de Views Settings hebt geconfigureerd, kunt u de weergave kiezen die u op uw goedkeuringsbord wilt bekijken door de volgende stappen te volgen:

Screenshot of the 'Work Instructions Approval Board' in the 'Continuous Improvement' module of Azumuta software, demonstrating how to switch views. Highlights include: 1) Clicking the three-dot menu icon in the upper right corner, and 2) Selecting the desired view ('Waves' or 'Approved & Declined') from the dropdown menu. The board displays workflow columns such as 'First Wave,' 'Second Wave,' 'Approved,' and 'Declined,' with task details like authors, descriptions, and tags. Instructions guide users on customizing the view for better task management.

The Triggers Tab

Een trigger is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om een bepaald proces te automatiseren op basis van een gebeurtenis die plaatsvindt in een Azumuta-werkruimte. Met triggers kunt u verschillende vervelende taken automatiseren, waardoor u en uw werknemers kostbare tijd besparen.

Klik hier voor meer informatie over triggers.

Screenshot of the 'Edit Board Work Instructions Approval Board' interface in Azumuta software, showing the 'Triggers' tab. The setup includes: a configured webhook labeled 'Call a webhook: https://approval-request-repository,' triggered 'When an issue is reported.' The endpoint URL is specified as 'https://approval-request-repository,' with options for GET or POST methods. Additional fields and an 'Add trigger' button are available for further customization. A green 'Save' button is visible for confirming the trigger settings. Designed to automate workflows through webhooks

How to Delete an Approval Board

  1. Ga naar "Continous Improvement" in het zijpaneel.
  2. Klik op "Settings".
  3. Klik op het pictogram met drie punten naast het goedkeuringsbord dat u wilt verwijderen.
  4. Klik op "Delete board".
  5. Klik op "Delete".

Opmerking: Voordat u een goedkeuringsbord verwijdert, zorg ervoor dat er geen goedkeuringsstromen onder vallen. Als dat wel het geval is, moet u deze goedkeuringsstromen eerst verwijderen voordat u het goedkeuringsbord verwijdert.