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Multi Person Approval: How to Edit or Delete an Approval Board

Azumuta Support
Mise à jour

Consultez comment créer un tableau d'approbation pour plus de contexte. Cet article explique comment le modifier ou le supprimer.

Remarque : Lors de la création d'un tableau d'approbation, vous pouvez choisir d'utiliser un modèle d'approbation à une seule vague ou un modèle d'approbation à deux vagues. Consultez modèles d'approbation à une seule vague et à deux vagues pour en savoir plus sur les deux modèles. Les exemples de cet article utilisent le modèle d'approbation à deux vagues.

Comment accéder à l'éditeur de tableau d'approbation

Voici comment vous pouvez accéder à l'éditeur de tableau d'approbation :

  1. Allez à « Continous Improvement » dans le panneau latéral.
  2. Cliquez sur « Settings ».
  3. Cliquez sur l'icône trois points à côté du tableau d'approbation que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur « Edit board ».

Là, vous verrez 4 onglets d'éditeur : General, Permissions, Columns & Views, et Triggers. Il suffit de cliquer sur un onglet pour l'ouvrir. Nous couvrirons chaque onglet dans les sections du guide ci-dessous :

Capture d'écran de l'interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta, mettant en évidence les onglets de navigation : General, Permissions, Columns & Views, et Triggers. L'interface affiche des champs pour personnaliser le tableau, y compris Template (défini sur « Dual wave approval »), Name, Issue ID prefix, et une case à cocher pour « Show flows on work instruction overview ». Une flèche met l'accent sur les onglets de navigation, avec « General » sélectionné. Un bouton « Save » vert est visible pour enregistrer les modifications

L'onglet General

L'onglet General est le premier onglet qui apparaîtra chaque fois que vous ouvrez l'éditeur de tableau d'approbation. Voici ce que vous pouvez modifier sur cet onglet :

Capture d'écran de l'interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta, mettant en évidence les champs clés et les étapes. Les fonctionnalités incluent : 1) Sélection de l'onglet « General », 2) Nommage du tableau en tant que « Work Instructions Approval Board », 3) Ajout d'un « Issue ID prefix », 4) Case à cocher pour « Show flows on work instruction overview », et 5) Enregistrement des modifications à l'aide du bouton « Save » vert. Conçu pour configurer les tableaux d'approbation dans la gestion des instructions de travail.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet General.
  2. Vous pouvez modifier le nom du tableau d'approbation ici.
  3. Si vous souhaitez que les demandes d'approbation qui relèvent de ce tableau d'approbation aient un préfixe prédéterminé, tapez le préfixe prédéterminé ici. Veuillez noter qu'il y a une limite de 5 caractères pour le préfixe. Par exemple, vous pouvez utiliser le préfixe « RQST » (qui est l'abréviation de « request »). Ainsi, les demandes d'approbation de ce tableau d'approbation seront nommées « RQST-1 », « RQST-2 », et ainsi de suite.
  4. Sélectionnez si les flux d'approbation qui relèvent de ce tableau d'approbation doivent être visibles sur l'aperçu des instructions de travail.
  5. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur « Cancel ».

L'onglet Permissions

Capture d'écran de l'onglet « Permissions » dans l'interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta. Les points forts incluent : 1) Sélection de l'onglet « Permissions », 2) Champ pour assigner les groupes d'utilisateurs qui peuvent afficher le tableau, 3) Champ pour assigner les groupes d'utilisateurs qui peuvent modifier les problèmes, 4) Liste déroulante pour sélectionner les utilisateurs individuels pour gérer le tableau, 5) Liste déroulante pour assigner les groupes d'utilisateurs pour gérer le tableau et ses flux, et 6) Bouton « Save » vert pour confirmer les modifications. Conçu pour gérer l'accès des utilisateurs et les permissions dans le tableau d'approbation.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Permissions.
  2. Sélectionnez quel(s) groupe(s) d'utilisateurs peut/peuvent afficher ce tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, il sera visible pour tous.
  3. Sélectionnez quel(s) groupe(s) d'utilisateurs peut/peuvent créer et modifier les demandes d'approbation sur ce tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, tout le monde pourra le faire.
  4. Sélectionnez quel(s) utilisateur(s) peut/peuvent gérer ce tableau d'approbation et tous les flux d'approbation qui en relèvent.
  5. Sélectionnez quel(s) groupe(s) d'utilisateurs peut/peuvent gérer ce tableau d'approbation et tous les flux d'approbation qui en relèvent.
  6. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur « Cancel ».

L'onglet Columns & Views

Cet onglet vous permet de modifier les colonnes dans un tableau d'approbation et d'ajuster leur visibilité. Il comprend deux paramètres principaux : les paramètres des colonnes et les paramètres des vues, que nous explorerons davantage dans les deux sections du guide ci-dessous.

Dans un tableau d'approbation, une colonne représente l'état d'une demande d'approbation, comme la colonne « First Wave » illustrée dans la capture d'écran ci-dessous. Sur ce tableau d'approbation, il y a 4 colonnes au total (les colonnes First Wave, Second Wave, Approved et Declined).

Capture d'écran du « Work Instructions Approval Board » dans le module « Continuous Improvement » du logiciel Azumuta, mettant en évidence la colonne « First Wave ». La colonne contient des tâches avec des détails tels que les numéros de tâche, les auteurs, les descriptions et les balises (par exemple, « #Work Instructions Approval Board »). Une flèche pointe vers la colonne avec une étiquette lisant « This is a column », soulignant son rôle dans l'organisation des tâches par étapes de flux de travail. Le tableau inclut des colonnes supplémentaires comme « Second Wave », « Approved » et « Declined », ainsi que des options de filtrage et de tri des tâches.

Les paramètres des colonnes

Capture d'écran de l'interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta, se concentrant sur l'onglet « Columns & Views ». Les points forts incluent : 1) L'onglet « Columns & Views » sélectionné, 2) Les colonnes configurables telles que « Column 1 » (First Wave), « Column 2 » (Second Wave), « Column 3 » (Approved) et « Column 4 » (Declined), 3) Les noms de colonnes modifiables, 4) Les cases à cocher pour rendre les colonnes visibles sur « All issues », et 5) Un bouton « Save » vert pour confirmer les modifications. L'interface affiche également des vues personnalisables pour organiser les tâches, telles que « Waves » et « Approved & Declined ».

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Columns & Views.
  2. Cliquez pour changer la couleur de cette colonne.
  3. Cliquez pour changer le nom de cette colonne.
  4. Si vous cochez cette option, toutes les demandes d'approbation de cette colonne seront également affichées sur l'onglet « All approval requests ».
  5. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur « Cancel ».

Les autres colonnes ont les mêmes options d'édition que les numéros 2-4.

Remarque : Par défaut, il n'y a que 2 colonnes. Cependant, vous pouvez également demander des colonnes supplémentaires en nous contactant via notre adresse e-mail support@azumuta.com.

Les paramètres des vues

Capture d'écran de l'interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta, se concentrant sur l'onglet « Columns & Views ». Les points forts incluent : 1) L'onglet « Columns & Views » sélectionné, 2) Les vues configurables telles que « View 1 » (Waves) et « View 2 » (Approved & Declined), 3) Les cases à cocher pour inclure les colonnes comme « First Wave », « Second Wave », « Approved » et « Declined » dans chaque vue, 4) Les noms de vues modifiables, et 5) Un bouton « Save » vert pour confirmer les paramètres. Conçu pour organiser et personnaliser l'affichage des flux de travail des tâches.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Columns & Views.
  2. Cliquez pour changer le nom de la Vue 1.
  3. Sélectionnez quelle(s) colonne(s) doit/doivent être affichée(s) sur la Vue 1.
  4. Cliquez pour changer le nom de la Vue 2.
  5. Sélectionnez quelle(s) colonne(s) doit/doivent être affichée(s) sur la Vue 2.
  6. Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur « Save ». Cependant, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur « Cancel ».

Après avoir configuré les paramètres des vues, vous pouvez choisir la vue que vous souhaitez afficher sur votre tableau d'approbation en suivant les étapes ci-dessous :

Capture d'écran du « Work Instructions Approval Board » dans le module « Continuous Improvement » du logiciel Azumuta, démontrant comment changer de vue. Les points forts incluent : 1) Cliquer sur l'icône du menu trois points dans le coin supérieur droit, et 2) Sélectionner la vue souhaitée (« Waves » ou « Approved & Declined ») dans le menu déroulant. Le tableau affiche les colonnes de flux de travail telles que « First Wave », « Second Wave », « Approved » et « Declined », avec les détails des tâches comme les auteurs, les descriptions et les balises. Les instructions guident les utilisateurs sur la personnalisation de la vue pour une meilleure gestion des tâches.

L'onglet Triggers

Un trigger est un outil utilisé pour automatiser un certain processus en fonction d'un événement qui se produit dans un espace de travail Azumuta. Avec les triggers, vous pouvez automatiser diverses tâches fastidieuses, économisant du temps précieux à vous et à vos employés.

Consultez les guides des triggers pour en savoir plus sur les triggers.

Capture d'écran de l'interface « Edit Board Work Instructions Approval Board » dans le logiciel Azumuta, montrant l'onglet « Triggers ». La configuration comprend : un webhook configuré intitulé « Call a webhook: https://approval-request-repository », déclenché « When an issue is reported ». L'URL du point de terminaison est spécifiée comme « https://approval-request-repository », avec des options pour les méthodes GET ou POST. Des champs supplémentaires et un bouton « Add trigger » sont disponibles pour une personnalisation supplémentaire. Un bouton « Save » vert est visible pour confirmer les paramètres du trigger. Conçu pour automatiser les flux de travail via des webhooks

Comment supprimer un tableau d'approbation

  1. Allez à « Continous Improvement » dans le panneau latéral.
  2. Cliquez sur « Settings ».
  3. Cliquez sur l'icône trois points à côté du tableau d'approbation que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur « Delete board ».
  5. Cliquez sur « Delete ».

Remarque : Avant de supprimer un tableau d'approbation, assurez-vous qu'il n'y a pas de flux d'approbation qui en relèvent. S'il y en a, vous devez d'abord supprimer ces flux d'approbation avant de supprimer le tableau d'approbation.