Multi-persoons goedkeuring: Een goedkeuringsflow bewerken of verwijderen

Zie een goedkeuringsflow maken voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u deze kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Momenteel zijn er 2 templates voor goedkeuringsborden en goedkeuringsflows: goedkeuring in één golf en goedkeuring in twee golven. Beide templates delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken de template voor goedkeuring in twee golven. Zie beide goedkeuringsflow-templates voor meer details.

Om een goedkeuringsflow-actie te bereiken: ga naar Continous Improvement → Settings in het zijpaneel en klik vervolgens op het ⋮ (drie-puntjes) pictogram naast de flow.

Hoe u de goedkeuringsflow-editor bereikt

Vanuit het ⋮ menu klikt u op Edit flow.

De editor heeft vijf tabbladen: General, Flow template, Advanced, Docx reports en Parameters. Elk wordt hieronder behandeld.

Het tabblad General

Het tabblad General wordt eerst geopend. Dit kunt u bewerken:

1. Klik om het tabblad General te openen.
2. U kunt hier de naam van de goedkeuringsflow bewerken.
3. Selecteer of de gebruiker die een goedkeuringsaanvraag indient, automatisch op die goedkeuringsaanvraag is geabonneerd. Als die persoon is geabonneerd, ontvangt die persoon een e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van kolom verandert.
4. Voeg het maximale aantal dagen in dat is toegestaan om een goedkeuringsaanvraag goed te keuren die op deze goedkeuringsflow staat vermeld (indien nodig).
5. Voeg de probleem-template in (indien nodig). Een probleem-template is een tekst die op het goedkeuringmenu van een werkinstructie verschijnt (zoals weergegeven in de afbeelding hieronder). Een probleem-template wordt meestal gebruikt om een bepaald bericht aan gebruikers te geven die werkinstructies maken of bijwerken.
6. Voeg een checklist in (indien nodig). Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
7. Klik op Save of Cancel om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Flow Template

Dit is waar het woord "flow" in "goedkeuringsflow" vandaan komt. Een goedkeuringsflow bestaat uit verschillende kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actiestap die moet worden ondernomen om een werkinstructie goed te keuren.

De bestaande kolommen variëren afhankelijk van de goedkeuringsflow-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, in de template voor goedkeuring in twee golven zijn er 4 kolommen:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Zie hoe u de naam van een kolom bewerkt op het goedkeuringsbord.

U kunt meerdere items voor elke kolom toevoegen. We leggen uit hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt in de volgende secties.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik op Add item in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Save.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet gaat om het vragen van een handtekening of het invullen van een checklist, dan raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. (Een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek aan een gebruikersgroep toe te voegen.
4. Klik om een checklist toe te voegen (een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket).

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item bewerken:

1. Klik op het ⋮ (drie-puntjes) pictogram naast het item.
2. Breng uw wijzigingen aan.
3. Klik op Save.

De opties verschillen per itemtype, zoals hieronder weergegeven.

Een taak bewerken

1. Bewerk hier de beschrijving van de taak.
2. Klik om de taak aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit, op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag is geabonneerd. Als iemand op een goedkeuringsaanvraag is geabonneerd, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de taak automatisch aangemaakt als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
9. Klik om de taak te verwijderen.
10. Klik op Save of Cancel om uw wijzigingen te negeren.

Een handtekeningverzoek aan een persoon/aan een gebruikersgroep bewerken

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige persoon die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen
3. Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening heeft gegeven, op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag is geabonneerd. Als iemand op een goedkeuringsaanvraag is geabonneerd, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
6. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt het handtekeningverzoek automatisch aangemaakt als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
7. Klik om het handtekeningverzoek te verwijderen.
8. Klik op Save of Cancel om uw wijzigingen te negeren.

Een checklist bewerken

1. Klik om de werkinstructie van de checklist weer te geven. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
2. Klik om de checklist aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult, op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag is geabonneerd. Als iemand op een goedkeuringsaanvraag is geabonneerd, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de checklist automatisch toegevoegd als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
9. Klik om de checklist te verwijderen.
10. Klik op Save of Cancel om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Advanced

Zie kolommen op een goedkeuringsflow voor achtergrond. Dit artikel laat zien hoe u deze kolommen op een gecoördineerde manier gebruikt.

Het tabblad Advanced bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. In het tabblad Advanced vertegenwoordigt een kolom een actiestap die moet worden ondernomen om een werkinstructie goed te keuren (net als in het tabblad Flow Template).

De kolomnamen variëren afhankelijk van de goedkeuringsflow-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, in de template voor goedkeuring in twee golven zijn er 4 kolommen:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Intussen fungeert een overgang als een brug tussen kolommen. Een overgang leidt een item naar een andere kolom, op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

De afbeelding hieronder toont het onderscheid tussen een kolom en een overgang.

1. Klik om het tabblad Advanced te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik op Add item in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Save.

Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow Template hebt toegevoegd, verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Advanced. En omgekeerd, als u een item op het tabblad Advanced hebt toegevoegd, verschijnt het ook in dezelfde kolom op het tabblad Flow Template.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet gaat om het vragen van een handtekening of het invullen van een checklist, dan raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen (een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek aan een gebruikersgroep toe te voegen.
4. Klik om een checklist toe te voegen. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item in een kolom op dit tabblad bewerken werkt op dezelfde manier als in het tabblad Flow Template. Bekijk de onderstaande koppelingen om te zien hoe u een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Hoe u een taak bewerkt
• Hoe u een handtekeningverzoek aan een persoon/aan een gebruikersgroep bewerkt
• Hoe u een checklist bewerkt

Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow Template hebt bewerkt, wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Advanced. En omgekeerd, als u een item op het tabblad Advanced hebt bewerkt, wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow Template.

Hoe u een overgang toevoegt

1. Klik op Add transition in de doelkolom.
2. Selecteer een optie in de dropdown When.
3. Selecteer een optie in de dropdown Then move to.
4. Klik op Save.

De dropdownmenu's "When" en "Then Move to" hebben een oorzaak-en-gevolg-relatie.

Wanneer de gebeurtenis in het dropdownmenu "When" plaatsvindt, zal dit de gebeurtenis in het dropdownmenu "Then Move to" veroorzaken.

Hoe u een overgang bewerkt

1. Klik op "Add transition" om een extra overgang aan deze kolom toe te voegen.
2. Klik om de inhoud in het dropdownmenu "When" te wijzigen.
3. Klik om de inhoud in het dropdownmenu "Then move to" te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle goedkeuringsaanvragen automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (hetzij omdat alle items in deze kolom zijn voltooid, hetzij omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als u wilt voorkomen dat een goedkeuringsflow automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
5. Klik op Save of Cancel om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Docx Reports

U kunt Docx reports aan een goedkeuringsflow toevoegen. Zie docx reporting met ticketinformatie voor meer details (het werkt op dezelfde manier als docx reporting voor tickets).

Het tabblad Parameters

U kunt parameters aan een goedkeuringsflow toevoegen. Deze parameters worden vermeld op alle goedkeuringsaanvragen die onder de paraplu van deze goedkeuringsflow vallen, evenals op alle checklists die aan die goedkeuringsflows zijn gekoppeld.

Een parameter aan een goedkeuringsflow toevoegen

1. Klik op Add field.
2. Voer de Key en Value van de parameter in.
3. Klik op Save.

Een parameter op een goedkeuringsflow bewerken

Bewerk de Key of Value van de parameter en klik vervolgens op Save.

Een parameter op een goedkeuringsflow verwijderen

1. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbakpictogram.
3. Klik op Save.

Hoe u een goedkeuringsflow verwijdert

Vanuit het ⋮ menu klikt u op Delete flow en bevestigt u vervolgens met Delete.