Zie een goedkeuringsflow maken voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u deze kunt bewerken of verwijderen.
Opmerking: Momenteel zijn er 2 templates voor goedkeuringsborden en goedkeuringsflows: single-wave goedkeuring en dual-wave goedkeuring. Beide templates delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken de dual-wave goedkeuringstemplate. Zie beide goedkeuringsflow-templates voor meer details.
Om een goedkeuringsflow-actie te bereiken: ga naar Continue verbetering → Instellingen in het zijpaneel en klik vervolgens op het ⋮ (drie-puntenpictogram) naast de flow.
Naar de goedkeuringsflow-editor gaan
Klik in het ⋮ menu op Bewerk flow.
De editor heeft vijf tabbladen: Algemeen, Flow-template, Geavanceerd, Docx reports en Parameters. Elk wordt hieronder behandeld.
Het tabblad Algemeen
Het tabblad Algemeen wordt eerst geopend. Dit kunt u hier bewerken:
- Klik om het tabblad Algemeen te openen.
- U kunt de naam van de goedkeuringsflow hier bewerken.
- Selecteer of de gebruiker die een goedkeuringsaanvraag indient, automatisch op die goedkeuringsaanvraag is geabonneerd. Als die persoon is geabonneerd, ontvangt die persoon een e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van kolom verandert.
- Voer het maximale aantal dagen in dat is toegestaan om een goedkeuringsaanvraag goed te keuren die op deze goedkeuringsflow staat vermeld (indien nodig).
- Voeg de probleem-template in (indien nodig). Een probleem-template is een tekst die wordt weergegeven in het goedkeuringmenu van een werkinstructie (zoals weergegeven in de afbeelding hieronder). Een probleem-template wordt over het algemeen gebruikt om een bepaald bericht te geven aan gebruikers die werkinstructies maken of bijwerken.
- Voeg een checklist in (indien nodig). Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
- Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.
Het tabblad Flow-template
Dit is waar het woord "flow" in "goedkeuringsflow" vandaan komt. Een goedkeuringsflow bestaat uit meerdere kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actiestap die moet worden ondernomen om een werkinstructie goed te keuren.
De bestaande kolommen variëren afhankelijk van de goedkeuringsflow-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, in de dual-wave goedkeuringstemplate zijn er 4 kolommen:
- Eerste golf
- Tweede golf
- Goedgekeurd
- Geweigerd
Zie hoe u de naam van een kolom bewerkt op het goedkeuringsbord.
U kunt meerdere items voor elke kolom toevoegen. We leggen uit hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt in de volgende secties.
Item aan kolom toevoegen
Een item aan een kolom toevoegen:
- Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
- Selecteer het item.
- Voer de details in.
- Klik op Opslaan.
Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:
- Klik om een taak toe te voegen. U kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Kies dit itemtype als het item geen handtekening of checklist nodig heeft.
- Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. Een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan, meestal aangevraagd van een supervisor of manager.
- Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
- Klik om een checklist toe te voegen (een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket).
Item in kolom bewerken
Een item bewerken:
- Klik op het ⋮ (drie-puntenpictogram) naast het item.
- Breng uw bewerkingen aan.
- Klik op Opslaan.
De opties verschillen per itemtype, zoals hieronder weergegeven.
Een taak bewerken
- Bewerk hier de beschrijving van de taak.
- Klik om de taak aan jezelf toe te wijzen.
- Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
- Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
- Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
- Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
- Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit, op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag is geabonneerd. Als iemand op een goedkeuringsaanvraag is geabonneerd, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
- Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de taak automatisch aangemaakt als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestappen die een van de geselecteerde symbolen bevatten.
- Klik om de taak te verwijderen.
- Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.
Een handtekeningverzoek voor een persoon/gebruikersgroep bewerken
- Als u deze optie kiest, bent u de enige persoon die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
- Selecteer de persoon die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen
- Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
- Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
- Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening heeft gegeven, op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag is geabonneerd. Als iemand op een goedkeuringsaanvraag is geabonneerd, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
- Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt het handtekeningverzoek automatisch aangemaakt als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestappen die een van de geselecteerde symbolen bevatten.
- Klik om het handtekeningverzoek te verwijderen.
- Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.
Een checklist bewerken
- Klik om de werkinstructie van de checklist weer te geven. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
- Klik om de checklist aan jezelf toe te wijzen.
- Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
- Klik om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
- Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
- Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
- Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult, op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag is geabonneerd. Als iemand op een goedkeuringsaanvraag is geabonneerd, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
- Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de checklist automatisch toegevoegd als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestappen die een van de geselecteerde symbolen bevatten.
- Klik om de checklist te verwijderen.
- Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.
Het tabblad Geavanceerd
Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. In het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actiestap die moet worden ondernomen om een werkinstructie goed te keuren, net als in het tabblad Flow-template.
De kolomnamen variëren afhankelijk van de goedkeuringsflow-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, in de dual-wave goedkeuringstemplate zijn er 4 kolommen:
- Eerste golf
- Tweede golf
- Goedgekeurd
- Geweigerd
Intussen fungeert een overgang als een brug tussen kolommen. Een overgang leidt een item naar een andere kolom, op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.
- Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
- Dit is een kolom.
- Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.
Item aan kolom toevoegen (tabblad Geavanceerd)
Een item aan een kolom toevoegen:
- Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
- Selecteer het item.
- Voer de details in.
- Klik op Opslaan.
Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow-template hebt toegevoegd, wordt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd weergegeven. En omgekeerd, als u een item op het tabblad Geavanceerd hebt toegevoegd, wordt het ook weergegeven in dezelfde kolom op het tabblad Flow-template.
Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:
- Klik om een taak toe te voegen. U kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Kies dit itemtype als het item geen handtekening of checklist nodig heeft.
- Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. Een handtekening geeft aan dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan, meestal aangevraagd van een supervisor of manager.
- Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
- Klik om een checklist toe te voegen. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie hoe u een checklist aan een ticket toevoegt voor meer details.
Item in kolom bewerken (tabblad Geavanceerd)
Een item in een kolom op dit tabblad bewerken werkt op dezelfde manier als in het tabblad Flow-template. Bekijk de onderstaande links om te zien hoe u een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:
- Een taak bewerken
- Een handtekeningverzoek voor een persoon/gebruikersgroep bewerken
- Een checklist bewerken
Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow-template hebt bewerkt, wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als u een item op het tabblad Geavanceerd hebt bewerkt, wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow-template.
Overgang toevoegen
- Klik op Overgang toevoegen in de doelkolom.
- Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Wanneer.
- Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Verplaats dan naar.
- Klik op Opslaan.
De vervolgkeuzelijsten Wanneer en Verplaats dan naar hebben een oorzaak-en-gevolg-relatie.
Wanneer de gebeurtenis in de vervolgkeuzelijst Wanneer plaatsvindt, veroorzaakt dit dat de gebeurtenis in de vervolgkeuzelijst Verplaats dan naar optreedt.
Overgang bewerken
- Klik op Overgang toevoegen om een aanvullende overgang aan deze kolom toe te voegen.
- Klik om de inhoud van de vervolgkeuzelijst Wanneer te wijzigen.
- Klik om de inhoud van de vervolgkeuzelijst Verplaats dan naar te wijzigen.
- In Azumuta gaan alle goedkeuringsaanvragen automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (hetzij omdat alle items in deze kolom zijn voltooid, hetzij omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als u wilt voorkomen dat een goedkeuringsflow automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
- Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.
Het tabblad Docx reports
U kunt Docx reports aan een goedkeuringsflow toevoegen. Zie docx reporting met ticketinformatie voor meer details (het werkt op dezelfde manier als docx reporting voor tickets).
Het tabblad Parameters
U kunt parameters aan een goedkeuringsflow toevoegen. Deze parameters worden vermeld op alle goedkeuringsaanvragen die onder de paraplu van deze goedkeuringsflow vallen, evenals op alle checklists die aan die goedkeuringsflows zijn gekoppeld.
Parameter aan goedkeuringsflow toevoegen
- Klik op Veld toevoegen.
- Voer de Sleutel en Waarde van de parameter in.
- Klik op Opslaan.
Parameter op goedkeuringsflow bewerken
Bewerk de Sleutel of Waarde van de parameter en klik vervolgens op Opslaan.
Parameter op goedkeuringsflow verwijderen
- Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
- Klik op het prullenbakpictogram.
- Klik op Opslaan.
Goedkeuringsflow verwijderen
- Vanuit het ⋮ menu
- Klik op Flow verwijderen
- Bevestig met Verwijderen.