Multi Person Approval: How to Edit or Delete an Approval Flow

Zie create an approval flow voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u deze kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Momenteel zijn er 2 templates voor goedkeuringsborden en goedkeuringsflows: single-wave goedkeuring en dual-wave goedkeuring. Beide templates delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken de dual-wave goedkeuringstemplate. Zie both approval flow templates voor meer details.

Om een goedkeuringsflow-actie te bereiken: ga naar Continous Improvement → Settings in het zijpaneel en klik vervolgens op het ⋮ (drie-puntenpictogram) naast de flow.

How to get to the approval flow editor

Van het ⋮ menu, klik op Bewerk flow.

De editor heeft vijf tabbladen: Algemeen, Flow-template, Geavanceerd, Docx reports en Parameters. Elk wordt hieronder behandeld.

The General tab

Het tabblad Algemeen wordt eerst geopend. Dit is wat u kunt bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van de goedkeuringsflow bewerken.
3. Selecteer of de gebruiker die een goedkeuringsaanvraag indient, automatisch op die goedkeuringsaanvraag is geabonneerd. Als die persoon is geabonneerd, ontvangt die persoon een e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van kolom verandert.
4. Voeg het maximale aantal dagen in dat is toegestaan om een goedkeuringsaanvraag goed te keuren die op deze goedkeuringsflow staat vermeld (indien nodig).
5. Voeg de probleem-template in (indien nodig). Een probleem-template is een tekst die wordt weergegeven in het goedkeuringmenu van een werkinstructie (zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding). Een probleem-template wordt meestal gebruikt om een bepaald bericht te geven aan gebruikers die werkinstructies maken of bijwerken.
6. Voeg een checklist in (indien nodig). Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie how to add a checklist to a ticket voor meer details.
7. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te verwijderen.

The Flow Template Tab

Dit is waar het woord "flow" in "goedkeuringsflow" vandaan komt. Een goedkeuringsflow bestaat uit verschillende kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actiestap die moet worden ondernomen om een werkinstructie goed te keuren.

De bestaande kolommen variëren afhankelijk van de goedkeuringsflow-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, in de dual-wave goedkeuringstemplate zijn er 4 kolommen:

• First Wave
• Second Wave
• Goedgekeurd
• Geweigerd

Zie how to edit a column's name op het goedkeuringsbord.

U kunt meerdere items voor elke kolom toevoegen. We zullen uitleggen how to add an item en how to edit it in de volgende secties.

How to Add an Item to a Column

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Opslaan.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet gaat om het vragen van een handtekening of het invullen van een checklist, raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. (Een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een user group.
4. Klik om een checklist toe te voegen (een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket).

How to Edit an Item in a Column

Een item bewerken:

1. Klik op het ⋮ (drie-puntenpictogram) naast het item.
2. Breng uw bewerkingen aan.
3. Klik op Opslaan.

De opties verschillen per itemtype, zoals hieronder weergegeven.

Editing a Task

1. Bewerk hier de beschrijving van de taak.
2. Klik om de taak aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke user group toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit, is geabonneerd op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag. Als iemand is geabonneerd op een goedkeuringsaanvraag, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de taak automatisch aangemaakt als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
9. Klik om de taak te verwijderen.
10. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te verwijderen.

Editing a Signature Request to a Person/to a User Group

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige persoon die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen
3. Selecteer de user group die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening heeft gegeven, is geabonneerd op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag. Als iemand is geabonneerd op een goedkeuringsaanvraag, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
6. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt het handtekeningverzoek automatisch aangemaakt als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
7. Klik om het handtekeningverzoek te verwijderen.
8. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te verwijderen.

Editing a Checklist

1. Klik om de checklist-werkinstructie te bekijken. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie how to add a checklist to a ticket voor meer details.
2. Klik om de checklist aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik om een user group toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult, is geabonneerd op de gekoppelde goedkeuringsaanvraag. Als iemand is geabonneerd op een goedkeuringsaanvraag, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die goedkeuringsaanvraag van status verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de checklist automatisch toegevoegd als de goedkeuringsaanvraag betrekking heeft op het bijwerken van instructiestap(pen) die een van de geselecteerde symbolen bevat.
9. Klik om de checklist te verwijderen.
10. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te verwijderen.

The Advanced Tab

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. In het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actiestap die moet worden ondernomen om een werkinstructie goed te keuren, net als in het tabblad Flow-template.

De kolomnamen variëren afhankelijk van de goedkeuringsflow-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, in de dual-wave goedkeuringstemplate zijn er 4 kolommen:

• First Wave
• Second Wave
• Goedgekeurd
• Geweigerd

Intussen functioneert een overgang als een brug tussen kolommen. Een overgang leidt een item naar een andere kolom, op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

De onderstaande afbeelding toont het onderscheid tussen een kolom en een overgang.

1. Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.

How to Add an Item to a Column

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Opslaan.

Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow-template hebt toegevoegd, wordt dat item ook weergegeven in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als u een item op het tabblad Geavanceerd hebt toegevoegd, wordt het ook weergegeven in dezelfde kolom op het tabblad Flow-template.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet gaat om het vragen van een handtekening of het invullen van een checklist, raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen (een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een user group.
4. Klik om een checklist toe te voegen. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Zie how to add a checklist to a ticket voor meer details.

How to Edit an Item in a Column

Een item in een kolom bewerken op dit tabblad werkt op dezelfde manier als in het tabblad Flow-template. Bekijk de onderstaande links om te zien hoe u een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:

• How to Edit a Task
• How to Edit a Signature Request to a Person/to a User Group
• How to Edit a Checklist

Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow-template hebt bewerkt, wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als u een item op het tabblad Geavanceerd hebt bewerkt, wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow-template.

How to Add a Transition

1. Klik op Overgang toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer een optie in het vervolgkeuzemenu When.
3. Selecteer een optie in het vervolgkeuzemenu Verplaats dan naar.
4. Klik op Opslaan.

De vervolgkeuzemenu's "When" en "Verplaats dan naar" hebben een oorzaak-en-gevolg-relatie.

Wanneer de gebeurtenis in het vervolgkeuzemenu "When" plaatsvindt, veroorzaakt dit dat de gebeurtenis in het vervolgkeuzemenu "Verplaats dan naar" optreedt.

How to Edit a Transition

1. Om een extra overgang aan deze kolom toe te voegen, klikt u op "Overgang toevoegen".
2. Klik om de inhoud in het vervolgkeuzemenu "When" te wijzigen.
3. Klik om de inhoud in het vervolgkeuzemenu "Verplaats dan naar" te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle goedkeuringsaanvragen automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (hetzij omdat alle items in deze kolom zijn voltooid, hetzij omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als u wilt voorkomen dat een goedkeuringsflow automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink deze optie aan.
5. Klik op Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te verwijderen.

The Docx Reports Tab

U kunt Docx reports aan een goedkeuringsflow toevoegen. Zie docx reporting with ticket information voor meer details (het werkt op dezelfde manier als docx reporting voor tickets).

The Parameters Tab

U kunt parameters aan een goedkeuringsflow toevoegen. Deze parameters worden vermeld op alle goedkeuringsaanvragen die onder de paraplu van deze goedkeuringsflow vallen, evenals op alle checklists die aan die goedkeuringsflows zijn gekoppeld.

Add a parameter to an approval flow

1. Klik op Veld toevoegen.
2. Voer de Key en Value van de parameter in.
3. Klik op Opslaan.

Edit a parameter on an approval flow

Bewerk de Key of Value van de parameter en klik vervolgens op Opslaan.

Delete a parameter on an approval flow

1. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbakpictogram.
3. Klik op Opslaan.

How to delete an approval flow

1. Van het ⋮ menu
2. Klik op Flow verwijderen
3. Bevestig met Verwijderen.