En tant qu'admin, il est de votre responsabilité d'assurer le suivi des problèmes (tickets soumis par vos opérateurs). Voici ce que vous pouvez faire :
Comment voir la liste des problèmes dans votre Espace de travail
- Allez à "Amélioration continue" dans le panneau latéral.
- Pour voir la liste de tous les problèmes dans votre Espace de travail , Sélectionnez l'onglet "Tous les problèmes". C'est le premier onglet qui s'ouvrira par défaut lorsque vous visiterez le module complémentaire "Amélioration continue".
- Pour voir la liste des problèmes d'un Tableau d'amélioration spécifique : Cliquez sur l'onglet de ce Tableau d'amélioration.
Comment voir un problème
- Allez à "Amélioration continue" dans le panneau latéral.
- Cliquez sur le problème que vous souhaitez voir.
Assurer le suivi d'un problème
Édition d'un problème
En tant qu'admin, vous pouvez modifier un problème (un ticket envoyé par un opérateur). Voici les possibilités d'édition :
- Cliquez pour ouvrir l'option de modification de la remarque de l'opérateur.
- Cliquez pour afficher la liste de contrôle du ticket (si vous l'avez incluse dans le flux d'amélioration).
- Cliquez pour ouvrir l'option de téléchargement de fichiers supplémentaires vers le problème.
- Cliquez pour ouvrir l'option de téléchargement/suppression de l'image envoyée par l'opérateur, ou de la copier vers la Bibliothèque d'images.
- Cliquez pour taper des commentaires supplémentaires, et cliquez sur "Commentaire" dans le coin inférieur droit du champ lorsque vous avez terminé.
Assurer le suivi des statuts des problèmes
Sur la partie droite du menu, vous pouvez voir la liste des statuts des problèmes. Les statuts existants seront basés sur le modèle du Tableau d'amélioration que vous choisissez lors de la création de ce Tableau d'amélioration.
Dans l'image ci-dessous, nous avons utilisé le modèle PDCA (Planifier, Faire, Vérifier, Agir).
Comment changer le statut d'un problème
- Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du statut que vous souhaitez changer.
- Cliquez sur "Déplacer vers cette colonne".
- Cliquez sur "Oui".
Que pouvez-vous faire dans chaque statut de problème ?
- Cliquez pour déplacer le problème vers ce statut.
- Cliquez pour ajouter une tâche (qui peut être assignée à vous-même, à une personne spécifique, ou à un Groupe d'utilisateurs).
- Cliquez pour ajouter une Demande de signature pour une personne spécifique (généralement utilisée pour demander l'approbation d'un superviseur).
- Cliquez pour ajouter une Demande de signature pour un Groupe d'utilisateurs.
- Cliquez pour ajouter une Liste de contrôle.
Comment fermer un problème
Pour fermer un problème, vous devez déplacer son statut vers "Archivé" (pour les problèmes qui sont résolus) ou "Refusé" (pour les problèmes qui sont refusés)
Comment voir la liste des problèmes fermés passés
- Allez à "Amélioration continue" dans le panneau latéral.
- Allez au Tableau d'amélioration ciblé
- Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points).
- Cliquez sur "Refusé et archivé".
Comment voir l'historique d'un problème
Voici comment vous pouvez voir les activités passées d'un problème (y compris les déplacements entre colonnes et les actions telles que les demandes de signature).
- Allez à "Amélioration continue" dans le panneau latéral.
- Allez au Tableau d'amélioration qui contient le problème dont vous souhaitez voir l'historique.
- Cliquez sur le problème ciblé.
- Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté de l'icône de fermeture.
- Cliquez sur "Afficher l'activité".