En tant qu'administrateur, il est de votre responsabilité d'assurer le suivi des problèmes (tickets soumis par vos opérateurs). Voici ce que vous pouvez faire :
Comment voir la liste des problèmes dans votre espace de travail
- Allez à « Continous Improvement » dans le panneau latéral.
- Pour voir la liste de tous les problèmes de votre espace de travail , Sélectionnez l'onglet « All issues ». Cet onglet s'ouvrira par défaut en premier lorsque vous visiterez l'extension « Continous Improvement ».
- Pour voir la liste des problèmes d'un tableau d'amélioration spécifique : Cliquez sur l'onglet de ce tableau d'amélioration.
Comment voir un problème
- Allez à « Continous Improvement » dans le panneau latéral.
- Cliquez sur le problème que vous souhaitez voir.
Assurer le suivi d'un problème
Modifier un problème
En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier un problème (un ticket envoyé par un opérateur). Voici les possibilités de modification :
- Cliquez pour ouvrir l'option permettant de modifier la remarque de l'opérateur.
- Cliquez pour afficher la liste de contrôle du ticket (si vous l'avez incluse dans le flux d'amélioration).
- Cliquez pour ouvrir l'option permettant de télécharger des fichiers supplémentaires vers le problème.
- Cliquez pour ouvrir l'option permettant de télécharger/supprimer l'image envoyée par l'opérateur, ou de la copier vers la bibliothèque d'images.
- Cliquez pour taper des commentaires supplémentaires, et cliquez sur « Comment » dans le coin inférieur droit du champ lorsque vous avez terminé.
Assurer le suivi des statuts des problèmes
Dans la partie droite du menu, vous pouvez voir la liste des statuts des problèmes. Les statuts existants seront basés sur le modèle du tableau d'amélioration que vous avez choisi lors de la création de ce tableau d'amélioration.
Dans l'image ci-dessous, nous avons utilisé le modèle PDCA (Plan, Do, Check, Act).
Comment modifier le statut d'un problème
- Cliquez sur l'icône à trois points à côté du statut vers lequel vous souhaitez passer.
- Cliquez sur « Move to this column ».
- Cliquez sur « Yes ».
Que pouvez-vous faire dans chaque statut de problème ?
- Cliquez pour déplacer le problème vers ce statut.
- Cliquez pour ajouter une tâche (qui peut vous être assignée, à une personne spécifique, ou à un groupe d'utilisateurs).
- Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (généralement utilisée pour demander l'approbation d'un superviseur).
- Cliquez pour ajouter une demande de signature pour un groupe d'utilisateurs.
- Cliquez pour ajouter une liste de contrôle.
Comment fermer un problème
Pour fermer un problème, vous devez déplacer son statut vers « Archived » (pour les problèmes qui sont résolus) ou « Declined » (pour les problèmes qui sont refusés)
Comment voir la liste des problèmes fermés passés
- Allez à « Continous Improvement » dans le panneau latéral.
- Allez au tableau d'amélioration ciblé
- Cliquez sur l'icône à trois points.
- Cliquez sur « Declined & archived ».
Comment voir l'historique d'un problème
Voici comment vous pouvez voir les activités passées d'un problème (y compris les mouvements entre colonnes et les actions telles que les demandes de signature).
- Allez à « Continous Improvement » dans le panneau latéral.
- Allez au tableau d'amélioration qui contient le problème dont vous souhaitez voir l'historique.
- Cliquez sur le problème ciblé.
- Cliquez sur l'icône à trois points à côté de l'icône de fermeture.
- Cliquez sur « Show activity ».