Modifier ou supprimer un flux d'amélioration

Consultez comment créer un flux d'amélioration pour plus de contexte. Cet article explique comment modifier ou supprimer un flux d'amélioration.

Remarque : Actuellement, il existe 4 modèles pour les tableaux d'amélioration et les flux d'amélioration : PDCA, Kanban, 8D et Review. Les 4 modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Les exemples de cet article utilisent le modèle PDCA.

Pour accéder à n'importe quelle action de flux d'amélioration : allez à Amélioration continue → Paramètres dans le panneau latéral, puis cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du flux.

Accéder à l'éditeur de flux d'amélioration

Dans le menu ⋮, cliquez sur Modifier le flux.

L'éditeur comporte cinq onglets : Général, Modèle de flux, Avancé, Rapports Docx et Paramètres. Chacun est couvert ci-dessous.

L'onglet Général

L'onglet Général s'ouvre en premier. Voici ce que vous pouvez modifier :

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Général.
2. Vous pouvez modifier le nom du flux d'amélioration ici.
3. Sélectionnez si l'utilisateur qui soumet un ticket est automatiquement abonné au problème lié à ce ticket. Si cette personne est abonnée, elle recevra une notification par e-mail chaque fois que ce problème change de colonne.
4. Insérez le nombre maximum de jours accordés pour résoudre un problème figurant sur ce flux d'amélioration (si nécessaire).
5. Insérez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra sur un ticket (comme indiqué dans l'image ci-dessous). Un modèle de problème est généralement utilisé pour donner une certaine instruction à un opérateur qui s'apprête à envoyer un ticket.
6. Insérez une liste de contrôle (si nécessaire).
7. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Modèle de flux

C'est ici que le mot « flux » dans « flux d'amélioration » est dérivé. Un flux d'amélioration se compose de plusieurs colonnes. Une colonne représente une étape d'action qui doit être prise pour résoudre un problème.

Les noms de colonnes varient selon le modèle de flux d'amélioration que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle PDCA, il y a 6 colonnes, qui sont :

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (pour les problèmes qui ont été résolus)

Consultez comment modifier le nom de chaque colonne.

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments pour chaque colonne. Nous expliquerons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les sections suivantes.

Ajouter un élément à une colonne

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Ajouter un élément dans la colonne cible.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Entrez les détails.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Voici les options d'éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez taper la description de la tâche directement. Si l'élément n'implique pas de demander une signature ou de remplir une liste de contrôle, nous vous recommandons de choisir ce type d'élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. (Une signature est donnée pour signifier l'approbation qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Généralement, une signature est demandée à un superviseur ou à un gestionnaire).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs
4. Cliquez pour ajouter une liste de contrôle.

Modifier un élément dans une colonne

Pour modifier un élément :

1. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté de l'élément.
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Les options diffèrent selon le type d'élément, comme indiqué ci-dessous.

Édition d'une tâche

1. Modifiez la description de la tâche ici.
2. Cliquez pour vous assigner la tâche.
3. Cliquez pour assigner la tâche à une personne spécifique.
4. Cliquez pour assigner la tâche à un groupe d'utilisateurs spécifique.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe d'utilisateurs assigné (cela ne peut être fait que s'il y a déjà une personne/un groupe d'utilisateurs qui a été assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe d'utilisateurs assigné reçoive un e-mail automatisé d'Azumuta les informant quand un problème atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe d'utilisateurs qui complète cette tâche sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, cette personne recevra une notification par e-mail automatisée chaque fois que ce problème change de statut.
8. Cliquez pour supprimer la tâche.
9. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Édition d'une demande de signature pour une personne/un groupe d'utilisateurs

1. Si vous choisissez cette option, vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande de signature.
2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande de signature
3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs autorisé à signer cette demande de signature.
4. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe d'utilisateurs assigné reçoive un e-mail automatisé d'Azumuta les informant quand un problème atteint cette colonne.
5. Sélectionnez si la personne/le groupe d'utilisateurs qui a donné une signature sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, cette personne recevra une notification par e-mail automatisée chaque fois que ce problème change de statut.
6. Cliquez pour supprimer la demande de signature.
7. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Édition d'une liste de contrôle

1. Cliquez pour afficher l'instruction de travail de la liste de contrôle.
2. Cliquez pour vous assigner la liste de contrôle.
3. Cliquez pour assigner une personne spécifique pour remplir la liste de contrôle.
4. Cliquez pour assigner un groupe d'utilisateurs pour remplir la liste de contrôle.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe d'utilisateurs assigné (cela ne peut être fait que s'il y a déjà une personne/un groupe d'utilisateurs qui a été assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe d'utilisateurs assigné reçoive un e-mail automatisé d'Azumuta les informant quand un problème atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe d'utilisateurs qui remplit la liste de contrôle sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, cette personne recevra une notification par e-mail automatisée chaque fois que ce problème change de statut.
8. Cliquez pour supprimer la liste de contrôle.
9. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Avancé

Consultez colonnes sur un flux d'amélioration pour plus de contexte. Cette section explique comment utiliser ces colonnes ensemble.

L'onglet Avancé se compose de 2 éléments : colonnes et transitions. Dans l'onglet Avancé, une colonne représente une étape d'action qui doit être prise pour résoudre un problème (tout comme dans l'onglet Modèle de flux).

Les noms de colonnes varient selon le modèle de flux d'amélioration que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle PDCA, il y a 6 colonnes, qui sont :

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (pour les problèmes qui ont été résolus)

Pendant ce temps, une transition fonctionne comme un pont entre les colonnes. Une transition conduit un élément à une autre colonne, en fonction d'un scénario pré-configuré.

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Avancé.
2. Ceci est une colonne.
3. Ceci est la liste des transitions pour cette colonne.

Ajouter un élément à une colonne (onglet Avancé)

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Ajouter un élément dans la colonne cible.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Entrez les détails.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous avez ajouté un élément sur l'onglet Modèle de flux, cet élément apparaîtra également dans la même colonne sur l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez ajouté un élément sur l'onglet Avancé, il apparaîtra également sur la même colonne sur l'onglet Modèle de flux.

Voici les options d'éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez taper la description de la tâche directement. Si l'élément n'implique pas de demander une signature ou de remplir une liste de contrôle, nous vous recommandons de choisir ce type d'élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (une signature est donnée pour signifier l'approbation qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Généralement, une signature est demandée à un superviseur ou à un gestionnaire).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs
4. Cliquez pour ajouter une liste de contrôle.

Modifier un élément dans une colonne (onglet Avancé)

La modification d'un élément dans une colonne de cet onglet fonctionne de la même manière que dans l'onglet Modèle de flux. Consultez les liens ci-dessous pour voir comment vous pouvez modifier un élément dans une colonne en fonction du type d'élément :

• Comment modifier une tâche
• Comment modifier une demande de signature pour une personne/un groupe d'utilisateurs
• Comment modifier une liste de contrôle

Remarque : Si vous avez modifié un élément sur l'onglet Modèle de flux, cet élément sera également automatiquement mis à jour sur l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez modifié un élément sur l'onglet Avancé, le même élément sera également automatiquement mis à jour sur l'onglet Modèle de flux.

Ajouter une transition

1. Cliquez sur Ajouter une transition dans la colonne cible.
2. Sélectionnez une option dans la liste déroulante Quand.
3. Sélectionnez une option dans la liste déroulante Puis passer à.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Les listes déroulantes Quand et Puis passer à ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l'événement dans la liste déroulante Quand se produit, cela causera l'événement dans la liste déroulante Puis passer à à se produire.

Modifier une transition

1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur Ajouter une transition.
2. Cliquez pour changer le contenu de la liste déroulante Quand.
3. Cliquez pour changer le contenu de la liste déroulante Puis passer à.
4. Dans Azumuta, tous les problèmes procèderont automatiquement à la colonne suivante s'il n'y a pas d'éléments en attente (soit parce que tous les éléments de cette colonne ont été complétés, soit parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne en premier lieu). Si vous souhaitez empêcher un problème de procéder automatiquement à la colonne suivante parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne, alors cochez cette option.
5. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Rapports Docx

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d'amélioration. Consultez les guides de rapport Docx avec informations de ticket.

L'onglet Paramètres

Vous pouvez ajouter des paramètres à un flux d'amélioration. Ces paramètres seront listés sur tous les tickets qui relèvent de ce flux d'amélioration, ainsi que sur toutes les listes de contrôle qui sont liées à ces tickets.

Cette fonctionnalité est utile si vous avez un flux d'amélioration pour chaque article de votre espace de travail.

Ajouter un paramètre à un flux d'amélioration

1. Cliquez sur Ajouter un champ.
2. Entrez la Clé et la Valeur du paramètre.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un paramètre sur un flux d'amélioration

Modifiez la Clé ou la Valeur du paramètre, puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un paramètre sur un flux d'amélioration

1. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur l'icône de corbeille.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un flux d'amélioration

Dans le menu ⋮, cliquez sur Supprimer le flux, puis confirmez avec Supprimer.