Bewerk of verwijder een verbeterflow

Zie hoe u een verbeterflow maakt voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u een verbeterflow bewerkt of verwijdert.

Opmerking: Op dit moment zijn er 4 templates voor verbeterborden en verbeterflows: PDCA, Kanban, 8D en Review. Alle 4 templates delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken de PDCA-template.

Om een verbeterflow-actie te bereiken: ga naar Continue verbetering → Instellingen in het zijpaneel en klik vervolgens op het ⋮ (drie-puntjes) pictogram naast de flow.

Ga naar de verbeterflow-editor

Klik in het ⋮ menu op Bewerk flow.

De editor heeft vijf tabbladen: Algemeen, Flow-template, Geavanceerd, Docx reports en Parameters. Elk wordt hieronder behandeld.

Het tabblad Algemeen

Het tabblad Algemeen wordt eerst geopend. Dit kunt u bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van de verbeterflow bewerken.
3. Selecteer of de gebruiker die een ticket indient, automatisch wordt geabonneerd op de issue die aan dat ticket is gekoppeld. Als die persoon is geabonneerd, ontvangt die persoon een e-mailmelding wanneer die issue van kolom verandert.
4. Voer het maximale aantal dagen in dat is toegestaan om een issue op te lossen die op deze verbeterflow staat (indien nodig).
5. Voeg de probleem-template in (indien nodig). Een probleem-template is een tekst die op een ticket verschijnt (zoals weergegeven in de afbeelding hieronder). Een probleem-template wordt meestal gebruikt om bepaalde instructies te geven aan een operator die een ticket gaat verzenden.
6. Voeg een checklist in (indien nodig).
7. Klik Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Flow-template

Hier wordt het woord "flow" in "verbeterflow" vandaan gehaald. Een verbeterflow bestaat uit meerdere kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actiestap die moet worden ondernomen om een issue op te lossen.

De kolomnamen variëren afhankelijk van de verbeterflow-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, in de PDCA-template zijn er 6 kolommen:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor issues die zijn opgelost)

Zie hoe u de naam van elke kolom bewerkt.

U kunt meerdere items voor elke kolom toevoegen. We leggen uit hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt in de volgende secties.

Item toevoegen aan een kolom

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik Opslaan.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet gaat om het vragen van een handtekening of het invullen van een checklist, raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. (Een handtekening wordt gegeven om goed te keuren dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Item in een kolom bewerken

Een item bewerken:

1. Klik op het ⋮ (drie-puntjes) pictogram naast het item.
2. Breng uw wijzigingen aan.
3. Klik Opslaan.

De opties verschillen per itemtype, zoals hieronder weergegeven.

Een taak bewerken

1. Bewerk hier de beschrijving van de taak.
2. Klik om de taak aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een issue deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit, wordt geabonneerd op de gekoppelde issue. Als iemand is geabonneerd op een issue, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die issue van status verandert.
8. Klik om de taak te verwijderen.
9. Klik Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Een handtekeningverzoek aan een persoon/gebruikersgroep bewerken

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige persoon die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen
3. Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een issue deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening heeft gegeven, wordt geabonneerd op de gekoppelde issue. Als iemand is geabonneerd op een issue, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die issue van status verandert.
6. Klik om het handtekeningverzoek te verwijderen.
7. Klik Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Een checklist bewerken

1. Klik om de werkinstructie van de checklist weer te geven.
2. Klik om de checklist aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een issue deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult, wordt geabonneerd op de gekoppelde issue. Als iemand is geabonneerd op een issue, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die issue van status verandert.
8. Klik om de checklist te verwijderen.
9. Klik Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Geavanceerd

Zie kolommen op een verbeterflow voor achtergrond. Deze sectie legt uit hoe u deze kolommen samen gebruikt.

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. In het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actiestap die moet worden ondernomen om een issue op te lossen (net als in het tabblad Flow-template).

De kolomnamen variëren afhankelijk van de verbeterflow-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld, in de PDCA-template zijn er 6 kolommen:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor issues die zijn opgelost)

Intussen functioneert een overgang als een brug tussen kolommen. Een overgang leidt een item naar een andere kolom, op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

1. Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.

Item toevoegen aan een kolom (tabblad Geavanceerd)

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik Opslaan.

Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow-template hebt toegevoegd, verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als u een item op het tabblad Geavanceerd hebt toegevoegd, verschijnt het ook op dezelfde kolom op het tabblad Flow-template.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet gaat om het vragen van een handtekening of het invullen van een checklist, raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen (een handtekening wordt gegeven om goed te keuren dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Item in een kolom bewerken (tabblad Geavanceerd)

Een item in een kolom op dit tabblad bewerken werkt op dezelfde manier als in het tabblad Flow-template. Bekijk de onderstaande links om te zien hoe u een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Hoe u een taak bewerkt
• Hoe u een handtekeningverzoek aan een persoon/gebruikersgroep bewerkt
• Hoe u een checklist bewerkt

Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow-template hebt bewerkt, wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als u een item op het tabblad Geavanceerd hebt bewerkt, wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Flow-template.

Overgang toevoegen

1. Klik Overgang toevoegen op de doelkolom.
2. Selecteer een optie in het vervolgkeuzemenu When.
3. Selecteer een optie in het vervolgkeuzemenu Verplaats dan naar.
4. Klik Opslaan.

De vervolgkeuzemenu's When en Verplaats dan naar hebben een oorzaak-en-gevolg-relatie.

Wanneer de gebeurtenis in het vervolgkeuzemenu When plaatsvindt, veroorzaakt dit dat de gebeurtenis in het vervolgkeuzemenu Verplaats dan naar plaatsvindt.

Overgang bewerken

1. Klik Overgang toevoegen om een extra overgang aan deze kolom toe te voegen.
2. Klik om de inhoud van het vervolgkeuzemenu When te wijzigen.
3. Klik om de inhoud van het vervolgkeuzemenu Verplaats dan naar te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle issues automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (omdat alle items in deze kolom zijn voltooid of er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als u wilt voorkomen dat een issue automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
5. Klik Opslaan of Annuleren om uw wijzigingen te negeren.

Deadline-herinneringen configureren

Gebruik een deadline-herinnering om een e-mail te sturen voordat een issue-deadline verstrijkt.

1. Open de verbeterflow-editor.
2. Open het tabblad Algemeen.
3. Stel Standaard deadline in dagen vanaf creatie in.
4. Stel Standaard aantal dagen voor deadline om reminder te sturen in.
5. Sla de verbeterflow op.

De herinneringse-mail bevat een sectie Open items to complete. Deze sectie bevat een lijst met elke openstaande taak, checklist en handtekening. Wanneer een toegewezen persoon of itemlabel beschikbaar is, bevat de e-mail die informatie.

U kunt een ander herinnering-interval instellen voor een afzonderlijke issue. Het issue-interval vervangt de flow-standaard voor die issue.

Het tabblad Docx reports

U kunt Docx reports aan een verbeterflow toevoegen. Zie de Docx reporting met ticket information guides.

Het tabblad Parameters

U kunt parameters aan een verbeterflow toevoegen. Deze parameters worden weergegeven op alle tickets die onder deze verbeterflow vallen, evenals op alle checklists die aan die tickets zijn gekoppeld.

Deze functie is handig als u een verbeterflow voor elk artikel in uw workspace hebt.

Parameter aan een verbeterflow toevoegen

1. Klik Veld toevoegen.
2. Voer de Key en Value van de parameter in.
3. Klik Opslaan.

Parameter op een verbeterflow bewerken

Bewerk de Key of Value van de parameter en klik vervolgens op Opslaan.

Parameter op een verbeterflow verwijderen

1. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbakpictogram.
3. Klik Opslaan.

Verbeterflow verwijderen

Klik in het ⋮ menu op Flow verwijderen en bevestig met Verwijderen.