Hoe u een Verbeterflow bewerkt of verwijdert

Zie hoe u een verbeterflow maakt voor achtergrond. Dit artikel legt uit hoe u een verbeterflow bewerkt of verwijdert.

Opmerking: Er zijn momenteel 4 templates voor verbeterborden en verbeterflows: PDCA, Kanban, 8D en Review. Alle 4 templates delen dezelfde bewerkingsinstellingen. De voorbeelden in dit artikel gebruiken de PDCA-template.

Om een actie voor een verbeterflow uit te voeren: ga naar Doorlopende verbetering → Instellingen in het zijpaneel en klik vervolgens op het ⋮ (drie-puntenpictogram) naast de flow.

Hoe u naar de editor voor verbeterflows gaat

Klik in het ⋮-menu op Bewerk flow.

De editor heeft vijf tabbladen: Algemeen, Flow-template, Geavanceerd, Docx reports en Parameters. Elk wordt hieronder behandeld.

Het tabblad Algemeen

Het tabblad Algemeen wordt eerst geopend. Dit kunt u hier bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van de verbeterflow bewerken.
3. Selecteer of de gebruiker die een ticket indient automatisch wordt geabonneerd op de issue die aan dat ticket is gekoppeld. Als die persoon is geabonneerd, ontvangt die persoon een e-mailmelding wanneer die issue van kolom verandert.
4. Voeg het maximale aantal dagen in dat is toegestaan om een issue op te lossen die op deze verbeterflow wordt vermeld (indien nodig).
5. Voeg de probleem-template in (indien nodig). Een probleem-template is een tekst die op een ticket wordt weergegeven (zoals in de onderstaande afbeelding). Een probleem-template wordt doorgaans gebruikt om een bepaalde instructie te geven aan een operator die een ticket gaat verzenden.
6. Voeg een checklist in (indien nodig).
7. Klik op Opslaan of Annuleer om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Flow-template

Hier wordt het woord "flow" in "verbeterflow" vandaan gehaald. Een verbeterflow bestaat uit verschillende kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actiestap die moet worden ondernomen om een issue op te lossen.

De kolomnamen variëren afhankelijk van de verbeterflow-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld in de PDCA-template zijn er 6 kolommen:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor issues die zijn opgelost)

Zie hoe u de naam van elke kolom bewerkt.

U kunt meerdere items voor elke kolom toevoegen. We leggen uit hoe u een item toevoegt en hoe u het bewerkt in de volgende secties.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Opslaan.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet om een handtekening of het invullen van een checklist gaat, raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. (Een handtekening wordt gegeven om goed te keuren dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek aan een gebruikersgroep toe te voegen
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item bewerken:

1. Klik op het ⋮ (drie-puntenpictogram) naast het item.
2. Maak uw bewerkingen.
3. Klik op Opslaan.

De opties verschillen per itemtype, zoals hieronder weergegeven.

Een taak bewerken

1. Bewerk hier de beschrijving van de taak.
2. Klik om de taak aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik om de taak aan een specifieke gebruikersgroep toe te wijzen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een issue deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak voltooit, wordt geabonneerd op de gekoppelde issue. Als iemand is geabonneerd op een issue, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die issue van status verandert.
8. Klik om de taak te verwijderen.
9. Klik op Opslaan of Annuleer om uw wijzigingen te negeren.

Een handtekeningverzoek voor een persoon/gebruikersgroep bewerken

1. Als u deze optie kiest, bent u de enige persoon die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen
3. Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een issue deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening heeft gegeven, wordt geabonneerd op de gekoppelde issue. Als iemand is geabonneerd op een issue, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die issue van status verandert.
6. Klik om het handtekeningverzoek te verwijderen.
7. Klik op Opslaan of Annuleer om uw wijzigingen te negeren.

Een checklist bewerken

1. Klik om de werkinstructie van de checklist weer te geven.
2. Klik om de checklist aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen worden gedaan als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of u wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een geautomatiseerde e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een issue deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de checklist invult, wordt geabonneerd op de gekoppelde issue. Als iemand is geabonneerd op een issue, ontvangt die persoon een geautomatiseerde e-mailmelding wanneer die issue van status verandert.
8. Klik om de checklist te verwijderen.
9. Klik op Opslaan of Annuleer om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Geavanceerd

Zie kolommen op een verbeterflow voor achtergrond. Deze sectie laat zien hoe u deze kolommen op een gecoördineerde manier gebruikt.

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. In het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actiestap die moet worden ondernomen om een issue op te lossen (net als in het tabblad Flow-template).

De kolomnamen variëren afhankelijk van de verbeterflow-template die u gebruikt. Bijvoorbeeld in de PDCA-template zijn er 6 kolommen:

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (voor issues die zijn opgelost)

Intussen functioneert een overgang als een brug tussen kolommen. Een overgang leidt een item naar een andere kolom, op basis van een vooraf geconfigureerd scenario.

De onderstaande afbeelding toont het onderscheid tussen een kolom en een overgang.

1. Klik om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een kolom.
3. Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.

Hoe u een item aan een kolom toevoegt

Een item aan een kolom toevoegen:

1. Klik op Item toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer het item.
3. Voer de details in.
4. Klik op Opslaan.

Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow-template hebt toegevoegd, wordt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd weergegeven. En omgekeerd, als u een item op het tabblad Geavanceerd hebt toegevoegd, wordt het ook op dezelfde kolom op het tabblad Flow-template weergegeven.

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (u kunt de beschrijving van de taak rechtstreeks typen. Als het item niet om een handtekening of het invullen van een checklist gaat, raden we u aan dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen (een handtekening wordt gegeven om goed te keuren dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek aan een gebruikersgroep toe te voegen
4. Klik om een checklist toe te voegen.

Hoe u een item in een kolom bewerkt

Een item in een kolom op dit tabblad bewerken werkt op dezelfde manier als in het tabblad Flow-template. Bekijk de onderstaande links om te zien hoe u een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Hoe u een taak bewerkt
• Hoe u een handtekeningverzoek voor een persoon/gebruikersgroep bewerkt
• Hoe u een checklist bewerkt

Opmerking: Als u een item op het tabblad Flow-template hebt bewerkt, wordt dat item ook automatisch op het tabblad Geavanceerd bijgewerkt. En omgekeerd, als u een item op het tabblad Geavanceerd hebt bewerkt, wordt hetzelfde item ook automatisch op het tabblad Flow-template bijgewerkt.

Hoe u een overgang toevoegt

1. Klik op Overgang toevoegen in de doelkolom.
2. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Wanneer.
3. Selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst Verplaats dan naar.
4. Klik op Opslaan.

De vervolgkeuzelijsten "Wanneer" en "Verplaats dan naar" hebben een oorzaak-en-gevolg-relatie.

Wanneer de gebeurtenis in de vervolgkeuzelijst "Wanneer" plaatsvindt, zal dit de gebeurtenis in de vervolgkeuzelijst "Verplaats dan naar" veroorzaken.

Hoe u een overgang bewerkt

1. Om een extra overgang aan deze kolom toe te voegen, klikt u op "Overgang toevoegen".
2. Klik om de inhoud in de vervolgkeuzelijst "Wanneer" te veranderen.
3. Klik om de inhoud in de vervolgkeuzelijst "Verplaats dan naar" te veranderen.
4. In Azumuta gaan alle issues automatisch naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (hetzij omdat alle items in deze kolom zijn voltooid, hetzij omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als u wilt voorkomen dat een issue automatisch naar de volgende kolom gaat omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
5. Klik op Opslaan of Annuleer om uw wijzigingen te negeren.

Het tabblad Docx reports

U kunt Docx reports aan een verbeterflow toevoegen. Zie de Docx reporting met ticketinformatiegidsen.

Het tabblad Parameters

U kunt parameters aan een verbeterflow toevoegen. Deze parameters worden weergegeven op alle tickets die onder de paraplu van deze verbeterflow vallen, evenals op alle checklists die aan die tickets zijn gekoppeld.

Deze functie is nuttig als u voor elk artikel in uw workspace een verbeterflow hebt.

Een parameter aan een verbeterflow toevoegen

1. Klik op Veld toevoegen.
2. Voer de Sleutel en Waarde van de parameter in.
3. Klik op Opslaan.

Een parameter op een verbeterflow bewerken

Bewerk de Sleutel of Waarde van de parameter en klik vervolgens op Opslaan.

Een parameter op een verbeterflow verwijderen

1. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbakpictogram.
3. Klik op Opslaan.

Hoe u een verbeterflow verwijdert

Klik in het ⋮-menu op Flow verwijderen en bevestig met Verwijderen.